Description : Le Centre hospitalier Charles Perrens recrute un SECRETAIRE MÉDICALE (F/H) pour assurer le secrétariat du CREDAH et des VADI au sein du Pôle PUPEA, à temps plein. CDD possibilité de renouvellement. MISSIONS GÉNÉRALES DU POSTE : * Assurer et organiser le secrétariat du CREDAH et des VADI dans le respect des règles institutionnelles. * Saisie de l'activité du CREDAH et des VADI. ACTIVITÉS PRINCIPALES : * Accueil, orientation, permanence téléphonique et correspondance écrite auprès des familles et des professionnels. * Interface entre les familles et les professionnels, entre les différentes équipes et les médecins. * Programmation et gestion des plannings de consultations, de bilans et de synthèses en concertation avec les médecins, le psychologue et les paramédicaux. * Saisir, suivre et diffuser les courriers, comptes-rendus, documents et rapports médicaux et paramédicaux. * Réception des demandes et constitution des dossiers patients, recherche d'informations complémentaires si nécessaire. * Organisation et planification des groupes de patients, réalisés au sein de la structure. * Gestion des commandes (matériel et fourniture). * Conformément aux règles et procédures en vigueur notamment en termes de tenue du dossier minimum commun : * Constitution, tenue, archivage et numérisation des dossiers patients. * Saisie informatique des données et de l'activité. * Saisie informatique de l'activité annuelle du service et participation active à la rédaction du rapport d'activité du CREDAH et des VADI. * Saisie des comptes rendus de réunion * Participation aux réunions de service * Contribution à la délivrance de renseignements d'ordre général, dans son domaine de compétences. * Travail en collaboration avec les secrétariats et les autres professionnels du pôle. * Participation à la démarche qualité. * Implication dans les entretiens annuels d'évaluation et de formation. Profil recherché : DIPLÔME ET/OU QUALIFICATION : * Bac Sciences Médico-Sociales. * Diplôme de Secrétariat Médico-Social. CONNAISSANCES : * Compétences dactylographiques et sténographiques (courriers médicaux). * Maîtrise de l'outil informatique : * Logiciels: Pack Office, Open Office, Hôpital Manager, WEBEX, ZOOM,...) * Recherche internet * Outils Intranet * Connaissances détaillées du vocabulaire médical. * Connaissances juridiques : réglementation, droit des patients. * Sensibilité aux pathologies psychiatriques et au handicap. * Aptitudes de base à gérer des tableaux de bord d'activité, de comptes et des commandes. SAVOIR ÊTRE : * Être intègre et respectueux de la déontologie. * Être rigoureux et responsable. * Avoir le sens de l'accueil et capacités de communication (partage et diffusion des informations). * Savoir coopérer avec l'ensemble des acteurs du service (médicaux et paramédicaux). * Être autonome et avoir sens de l'initiative. * Avoir des capacités relationnelles et l'esprit d'équipe. * Respecter la confidentialité et le secret professionnel. * S'inscrire dans une démarche de réflexion et de formation. * Savoir s'inscrire dans un processus d'évolution et d'adaptation au projet médical du pôle. SAVOIR FAIRE : Avoir des capacités d'organisation, de coordination et d'anticipation. * Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail et de rendez-vous des membres de l'équipe. * Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus. * Hiérarchiser les activités du secrétariat. * Coopérer avec l'ensemble de l'équipe. * Rendre compte de son activité * S'inscrire dans les démarches institutionnelles (Ex.: Démarche qualité, .). SPÉCIFICITÉS DU POSTE : * Poste à temps plein (50 % CREDAH / 50 % VADI) * Horaires de travail selon protocole local d'aménagement de la réduction du temps de travail. * Planification des congés sur les périodes de fermetures annelles * Gestion coordonnée des congés en équipe.