Description : MISSION : Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance administrative et logistique au sein de la Direction du Patrimoine en accompagnant les équipes, et réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures règlementaires et spécifiques de l'ENS de Lyon. ACTIVITES : Activités principales : * Participer à la gestion administrative et financière de la Direction du Patrimoine en appliquant les procédures dédiées : * Suivi des conventions liées à l'activité (convention d'utilisation, conventions avec les antennistes, convention de stages, conventions de visite des jardins.) en lien avec les autres services de l'ENS de Lyon, * Suivi des lignes téléphoniques de la DirPAT : ouverture, fermeture, suivi des consommations et gestion des commandes, * Rédaction de courrier, de compte rendus et mise en forme de documents divers (dont documents marchés publics), * Gestion des fournitures administratives et des frais de missions pour l'ensemble de la Direction, * Assurer le suivi du courrier entrant/sortant et de la gestion des parapheurs * Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique en lien avec la Direction dédiée, la régularité administrative et financière, * Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes à l'ENS de Lyon, * Gérer les agendas des responsables et contrôler les échéances, * Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion, * Assurer le soutien logistique (accueil des nouveaux personnels, mise à disposition de matériels et de fournitures) aux personnels de la DirPAT et organiser les réunions en lien avec l'activité, * Répondre aux demandes d'informations des autres services, prestataires et administrations en lien avec l'activité, * Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe. ACTIVITÉS ASSOCIÉES : * Participer à la rédaction de plan de prévention avec les équipes, * Alimenter les pages intranet de la DirPAT (information travaux, procédures diverses.), * Classer et archiver les documents, * Assurer, en lien avec le service de gestion centralisée et les équipes de la DirPAT, le suivi du circuit des Fiches Techniques Modificatives sur le périmètre du contrat de partenariat. Profil recherché : COMPETENCES REQUISES : Connaissances sur l'environnement professionnel : * Modes de fonctionnement des administrations publiques, * Techniques d'accueil téléphonique et physique, * Techniques de communication, * Techniques d'élaboration de documents, * Environnement et réseaux professionnels, * Marchés publics (selon l'évolution du poste), * Procédures et réglementations propres à l'activité. SAVOIR-FAIRE OPÉRATIONNEL : * Gérer un budget (maîtrise), * Savoir rendre compte (maîtrise), * Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe (maîtrise), * Maîtriser l'organisation et le fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur et de recherche, * Communiquer et faire preuve de pédagogie, * Travailler en équipe, * Mettre en œuvre des procédures et des règles. SAVOIR-ÊTRE : * Savoir travailler en autonomie * Sens relationnel * Sens de l'organisation * Capacité d'adaptation * Capacité de communication (public varié) * Sens critique