POSTE : Assistant Administratif Travaux BTP H/F DESCRIPTION : Dans le cadre d'une mobilité interne, GEPH recherche son/sa futur(e) Assistant(e) administratif.ve travaux BTP H/F pour rejoindre son équipe basée à Templemars (59). Rattaché(e) directement au Directeur d'activité, vous occupez un rôle central dans l'organisation et le suivi administratif du service travaux. Véritable support des Conducteurs de travaux, vous les accompagnez au quotidien dans la gestion administrative, technique et financière de leurs chantiers, depuis leur démarrage jusqu'à leur clôture. Le poste nécessite de gérer simultanément plusieurs dossiers et échéances et d'interagir avec de nombreux interlocuteurs : Conducteurs de travaux, Direction, clients, fournisseurs, sous-traitants, maîtres d'oeuvre, maîtres d'ouvrage, organismes institutionnels, services supports Vos principales missions Suivi administratif et technique des chantiers - Ouvrir et constituer les dossiers administratifs de chantier ; - Accompagner les Conducteurs de travaux dans leurs démarches administratives ; - Préparer et mettre à jour les documents nécessaires aux chantiers : PPSPS, plans de prévention, permis de feu, attestations et dossiers administratifs ; - Déposer et actualiser les documents sur les plateformes clients et donneurs d'ordre ; - Collecter, enregistrer et diffuser les différentes informations relatives aux chantiers ; - Assurer le suivi administratif des opérations jusqu'à leur clôture : DOE, PV de réception, levées de réserves, certificats de capacité, retenues de garantie ; - Assurer le suivi administratif des expertises et sinistres ; - Mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs liés à l'activité travaux. Suivi administratif et financier - Participer au passage et au suivi des commandes ; - Collecter, contrôler et rapprocher les bons de livraison ; - Assurer le suivi administratif des achats liés aux chantiers ; - Collecter les éléments nécessaires au suivi budgétaire des opérations ; - Suivre les échéances des situations de travaux et effectuer les relances nécessaires ; - Collecter les factures fournisseurs, sous-traitants et prestataires avant transmission au service comptable ; - Assurer le suivi administratif des sous-traitants : contrats, pièces obligatoires, facturation Appels d'offres et marchés - Constituer les dossiers administratifs de candidature aux appels d'offres ; - Préparer les enveloppes administratives et assurer les dépôts sur les différentes plateformes ; - Suivre administrativement les offres retenues jusqu'au démarrage des travaux ; - Veiller à la mise à jour des pièces administratives obligatoires : attestations URSSAF et fiscales, assurances, qualifications, congés payés ; - Répondre aux demandes de pièces administratives des clients et donneurs d'ordre. Assistanat du service travaux - Assurer l'accueil physique et téléphonique ; - Traiter et diffuser les courriers, courriels et informations ; - Rédiger les courriers, comptes rendus et documents administratifs ; - Organiser les réunions et préparer les dossiers associés ; - Préparer les éléments nécessaires à la paie ; - Assurer le classement et l'archivage des dossiers ; - Anticiper les besoins administratifs des équipes travaux et contribuer à l'amélioration des outils et méthodes de travail. Vous rejoignez ainsi un poste polyvalent, rythmé et directement au coeur de l'exploitation, nécessitant autonomie, organisation et capacité à gérer les priorités. - Localisation : Templemars (59) - Contrat : CDI - Temps de travail : 41 heures par semaine - 177 heures mensuelles - Organisation du temps de travail : rémunération sur une base de 169 heures mensuelles, les 2 heures hebdomadaires complémentaires étant compensées sous forme de repos / RTT - Intéressement - Environnement PME avec des circuits de décision courts et une proximité forte avec les équipes opérationnelles PROFIL : Titulaire d'une formation Bac +2 minimum en assistanat, gestion administrative ou équivalent, vous justifiez idéalement d'une expérience de 3 à 4 ans minimum sur un poste similaire dans le secteur du BTP. Une expérience acquise au sein d'une entreprise de travaux, au contact de Conducteurs de travaux et impliquant le suivi administratif de chantiers, constituera un véritable atout pour réussir dans cette fonction. Vous connaissez idéalement plusieurs des sujets suivants : - Gestion administrative de chantiers ; - Dossiers de sous-traitance ; - Appels d'offres et marchés publics ou privés ; - Situations de travaux et suivi de facturation ; - PPSPS, plans de prévention et documents administratifs de chantier ; - DOE, PV de réception, levées de réserves et retenues de garantie ; - Suivi des fournisseurs et sous-traitants. Au-delà de votre expérience, nous recherchons une personne rigoureuse, structurée et réactive, capable de gérer plusieurs sujets simultanément et d'identifier les priorités. Autonome dans votre organisation, vous appréciez néanmo...