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ASSISTANT(E) DU SECRÉTARIAT GÉNÉRAL (H/F) 67 - Rhin (Bas)
Offre n° 5973808
ASSISTANT(E) DU SECRÉTARIAT GÉNÉRAL (H/F)
67 - Rhin (Bas)
Publié le 16 octobre 2024
Référence CSP: 2024-1684595 Les assistant.e.s travaillent en collectif au sein d'un même bureau. Elles/Ils assurent une continuité de service sur l'ensemble des missions administratives suivantes : 1. Secrétariat - Assurer la gestion d´agendas des membres du CODIR (membres de la direction) - Organiser les évènements relatifs au CODIR ou au Comité Stratégique : réalisation des invitations, réservation des salles, échanges éventuels avec des prestataires - Gérer le courrier postal et dématérialisé et effectuer le suivi du courrier pour l'ensemble des services - Gérer les parapheurs pour l'ensemble des services - Mettre en forme des courriers, lettres, notes et effectuer des relectures - Réaliser des comptes rendus et divers documents (autorisations de conduite) - Gérer les appels téléphoniques - Accueillir les éventuels rendez-vous des membres du CODIR - Gérer et utiliser les boîtes mails des différents services - Etablir les ordres de missions permanents, temporaires et internationaux pour l'ensemble des agents de la Direction Territoriale de Strasbourg - Préparer l'organisation logistique de réunions (réservation de salle etc.) - Elaborer et gérer le tableau prévisionnel des congés des agents - Apporter un appui pour l'organisation d'évènements tiers en lien avec le service communication, le Service Développement ou le pôle Management Qualité. - Effectuer l'accueil du bâtiment du quai de paris ponctuellement 2.Déplacements - Assurer la gestion des déplacements de l'ensemble des agents de la Direction Territoriale de Strasbourg (réservation d'hôtels, train, avion, location des véhicules etc.) - Mettre à jour la cartographie des populations par service en fonction des départs et des arrivées - Administrer l'outil de gestion des déplacements NOTILUS (mise à jour des profils et des populations), et former à l'utilisation de cette plateforme - Participer aux clubs nationaux sur les déplacements 3.Ressources - Piloter et administrer l'outil de réservation des véhicules - Travailler de concert avec le logisticien du quai de paris
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 36 Mois
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Entreprise
Un pôle ministériel formé par trois ministères, ouvrant à plus d'une centaine de métiers pour répondre à des enjeux essentiels de notre époque tels que notamment la transition écologique, la lutte contre le dérèglement climatique, mais également la prévention des risques, le développement d'une mobilité durable et innovante, la construction de nouveaux logements et la rénovation du parc existant, la réduction des inégalités entre nos territoires, et le rayonnement mariti...
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