RESPONSABILITÉS : Environnement et contexte de travail - Localisation : Campus Tertre à Nantes Le service de la scolarité a en charge d'assurer l'organisation des campagnes sélectives, des inscriptions administratives et pédagogiques, le suivi du cursus de l'étudiant, ainsi que les examens terminaux écrits et la diplomation des étudiants des cinq composantes du pôle Humanités. Missions Le Pôle Humanités est composé de 5 UFR : Psychologie - Histoire, Histoire de l'Art et de l'Archéologie - Lettres et langages - Institut de Géographie - Faculté des Langues et Cultures Étrangères. La scolarité mutualisée du Pôle Humanités est un service composé de 16 agents répartis dans trois bureaux distincts : bureau des candidatures, doctorants, DU, bureau des inscriptions et suivi de la pédagogie, bureau des examens et diplômes. Le service de scolarité mutualisée assure l'organisation des campagnes sélectives, des inscriptions administratives et pédagogiques, le suivi du cursus de l'étudiant, ainsi que les examens terminaux écrits et la diplomation des 8500 étudiants inscrits dans l'une des cinq composantes des cinq composantes du pôle Humanités. La scolarité mutualisée assure également l'organisation des examens terminaux écrits et le suivi individualisé des étudiants en situation de handicap. Activités principales - Mettre en œuvre toutes les opérations liées aux résultats des étudiants (calendrier des examens, sujets, notes) - Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances - Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure - Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) - Mettre en œuvre des procédures de gestion - Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière - Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues - Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité - Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion - Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe - Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur - Gérer le courrier, la messagerie - Procéder à l'archivage des pièces administratives RETROUVEZ LA FICHE DE POSTE ICI PROFIL RECHERCHÉ : Profil recherché - Formation et/ou qualification : Bac + 2 - Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 2 à 5 ans - expérience bienvenue de l'encadrement d'équipe Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d'une priorité légale conformément aux dispositions de l'article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d'un justificatif). Compétences et connaissances requises Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires : - Organisation de l'université et de l'enseignement supérieur - Connaissance de la réglementation des examens et de la réglementation LMD - Maîtrise du calendrier universitaire - Techniques d'élaboration de documents - Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat - Organisation de l'établissement - Modes de fonctionnement des administrations publiques - Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention - Maîtriser le logiciel Business Objects - Techniques de communication - Environnement et réseaux professionnels - Culture internet Savoir-faire opérationnels : - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Communiquer et faire preuve de pédagogie - Mettre en œuvre des procédures et des règles - Planifier son activité - Savoir rendre compte - Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes (secrétaire gestionnaire, relais RH...) et externes - Capacité à encadrer, animer et coordonner une équipe - Travailler en équipe - Rechercher l'information, la vérifier et la classer - Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée - Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service. - Maîtriser l'expression orale et écrite - Maîtriser les outils bureautiques - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité Savoir-être : - Sens relationnel - Sens de l'organisation - Rigueur / fiabilité - Réactivité - Sens de la confidentialité