RESPONSABILITÉS : Appui administratif à l'administrateur général • Organisation de réunions avec des interlocuteurs de haut niveau, internes ou externes : coordination avec les VP, composantes et directions concernées, contextualisation des échanges, gestion des échéances. • Gestion d'un agenda complexe et en évolution permanente (niveau présidence). • Préparation et organisation des déplacements de l'administrateur général : • Compilation des documents préparatoires et informations utiles aux réunions menées lors des déplacements. • Gestion administrative et financière : établissement des ordres de mission, réservations (hôtels, transports), suivi et traitement des états liquidatifs. • Organisation de certaines instances ou réunions récurrentes (ex. Bureaux du Groupe INP) : préparation, prise de notes, suivi des échéances et des dossiers, élaboration des ordres du jour à venir. • Gestion et suivi des représentations de l'administrateur général au sein d'instances internes et externes : identification de remplaçants si nécessaire, transmission des informations clés, recueil des positions ou votes à porter, veille sur les échéances. Appui au fonctionnement du cabinet • En cas d'absence de la chargée d'appui au pilotage opérationnel : coordination et contribution à la réalisation des activités opérationnelles du cabinet, incluant l'analyse et traitement des sollicitations arrivant sur la boîte mail institutionnelle de la présidence. • Contribution à la bonne circulation de l'information : communication claire et efficace avec les composantes, services internes et partenaires externes ; information et accompagnement des interlocuteurs dans leurs démarches. • Appui à la gestion de la boîte mail institutionnelle de la présidence : traitement coordonné des questions, orientation vers les bons interlocuteurs, suivi des échéances, classement — dans le périmètre de l'agent et en situation de continuité de service. • Rédaction de documents administratifs et de supports de présentation. • Proposition et conception de processus administratifs et/ou de documents destinés à fluidifier le fonctionnement du service. • Participation à la constitution et à la mise à jour de bases de données, notamment les fichiers de contacts. • Alimentation et structuration de la documentation numérique partagée du service. • Soutien logistique aux activités du cabinet. PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances Sont souhaitables (non indispensables) : • Connaissances générales de l'organisation, du fonctionnement et des mécanismes décisionnels du système français d'enseignement supérieur, de recherche et d'innovation (ESRI). • Connaissances en réglementation juridique, administrative et financière applicables aux établissements d'ESRI. • Connaissance de Grenoble INP – UGA : sa structure, son fonctionnement, ses enjeux et ses projets stratégiques. Compétences • Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités dans un environnement riche et évolutif. • Capacité à rendre compte de manière claire et structurée. • Sens de l'analyse, discernement et capacité à prendre du recul. • Rédaction de documents formels et de notes de synthèse à partir d'informations diverses, de relevés de décisions. • Élaboration, proposition et mise en œuvre de procédures et d'outils de travail. • Aptitude à anticiper, prévenir et gérer des situations sensibles. • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint...), éventuellement des logiciels SIFAC et Notilus. • Conception d'outils de suivi. • Suivi budgétaire (dépenses, reporting). Qualités personnelles • Réactivité et forte capacité d'adaptation. • Rigueur, fiabilité. • Esprit de synthèse. • Qualités relationnelles et de communication. • Proactivité : force de proposition et capacité à rechercher des solutions. • Autonomie et sens du travail en équipe. • Sens de la confidentialité. • Sensibilité aux enjeux politiques et institutionnels. • Capacité à gérer les situations sous contrainte de temps.