RESPONSABILITÉS : MISSIONS D'ASSISTANTE DE DIRECTION : ▪ Assurer le secrétariat de la direction de site ▪ Assurer l'organisation et la préparation des instances de l'EHPAD : CA, CVS, CSE et dialogue social ▪ Rédaction des procès-verbaux de réunions ▪ Gestion et traitement des mails (dont le suivi des réponses aux autorités de tutelle) – Assurer le lien avec l'ensemble des directions fonctionnelles ▪ Rédaction de courriers, de notes d'information ▪ Suivi d'indicateurs et renseignement de tableaux de suivi : RAMA, tableau de bord de la performance, autres enquêtes... MISSIONS DE SECRETARIAT : ▪ Accueil physique et téléphonique ▪ Gestion du courrier ▪ Gestion de la réservation de la salle de réunion ▪ Mise à jour des tableaux de suivi (administratifs, habitants, ...) ▪ Gestion des transports et prises de RDV médicaux des habitants de l'EHPAD en partenariat avec les IDE de l'EHPAD ▪ Scannage dans Netsoins de comptes-rendus d'examens, d'hospitalisation, de consultation, de bilans, ... ▪ Archivage et classement de documents ▪ Mise à jour de cartes vitales et de cartes mutuelles ▪ Relation privilégiée avec les familles et les mandataires judiciaires Toute mission spécifique ou ponctuelle confiée par la direction. PROFIL RECHERCHÉ : ATTENDUS DU POSTE : ▪ Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire. ▪ Disponibilité et adaptabilité. ▪ Discrétion professionnelle. ▪ Exécuter un travail rigoureux et fiable dans les différentes situations professionnelles. ▪ Respecter les règles hospitalières et institutionnelles en matière de législation, de confidentialité, de secret professionnel (Article 4 du Code de Déontologie Médicale). ▪ Connaître et respecter les protocoles et procédures mises à disposition dans l'Institution et/ou spécifiques. ▪ Faire preuve de professionnalisme personnel en démontrant un sens de l'organisation, une autonomie, une rigueur et un sens de l'initiative, ainsi qu'une fiabilité d'analyse. ▪ Faire preuve de professionnalisme relationnel en montrant une facilité à communiquer avec son entourage professionnel et les différents interlocuteurs de manière constructive, en transmettant de manière pertinente et fiable les informations entourant la réalisation de son travail. Montrer une capacité d'écoute et de maîtrise de soi dans les différentes situations de travail rencontrées. ▪ Faire preuve de professionnalisme collectif en respectant les règles de ponctualité et d'assiduité ainsi que les règles d'utilisation rationnelle des matériels et équipements. Montrer un sens de l'équipe par un travail en partenariat avec les différents acteurs de la prise en soins dans une démarche de partage d'expérience et d'entraide. ▪ Faire preuve de loyauté institutionnelle. CONDITIONS DE TRAVAIL : Lieu : EHPAD La Maison des ainés – site de Carrouges Horaires : ▪ Poste à mi-temps de jour du lundi au vendredi. ▪ 9h à 12h30 ▪ Les horaires de travail peuvent être modifiés de manière ponctuelle au regard des dates d'instances ou de réunions. ▪ Absences à organiser avec la responsable de facturation. Evaluation et recensement des besoins en formation : effectués annuellement par la directrice de site selon les modalités institutionnelles.