Référence CSP: O056241/021001506 Placé directement sous son autorité, l'assistant(e) de direction assiste la directrice générale adjointe en charge du pôle aménagement urbain (PAU) et les directrices du pôle (direction Urbanisme, foncier et attractivité du territoire, direction Transitions et direction des services techniques et conduite d'opérations). En tant que responsable du service Assistance administrative et technique nouvellement créé, il-elle assure avec les trois agents qu'il encadre, l'accompagnement efficient des directions du pôle. A l'interface entre les citoyens, les élus, les services ressources et opérationnels, il est garant de la fluidité des informations, et contribue à la qualité du service rendu et à la bonne l'image de la collectivité. Participation à la mise en place du nouveau service Assistance administrative et technique : Proposer des modalités d'organisation du service et formaliser des process Moderniser les outils existants et/ou mettre en place de nouveaux outils de suivi de l'activité, en lien avec les directions du pôle Cadrer, coordonner et superviser l'activité du service Manager les deux agents administratifs et l'agent technique en répartissant les différentes missions du service Superviser l'accueil physique et téléphonique Assistance administrative et technique des directions du PAU : Veiller à la fluidité des informations, au circuit des demandes et courriers, en garantir le traitement, le suivi, le classement, l'archivage Préparer les réunions de travail et des instances (organisation et gestion des agendas, convocations, notes, présentations, compte rendus ...) Préparer et suivre administrativement les délibérations récurrentes Rédiger des documents (arrêtés, décisions, courriers, conventions, cahier des charges, dossiers de subventions...), en assurant un premier niveau de conformité juridique et réglementaire Participer au suivi de l'exécution budgétaire, des marchés Assister les directions sur certains dossiers spécifiques (Plan communal de sauvegarde, Schéma directeur Immobilier et énergétique, ...) Renseigner les tableaux de bord de suivi des projets, des demandes et des interventions Gestion relations usagers Veiller au traitement des demandes et des réclamations des usagers, en collaboration avec les équipes du PAU Alerter, traiter les demandes les plus sensibles avec la direction et le cabinet du maire Rédiger des courriers de réponse, préparer les rendez-vous avec les élus et/ou services