RESPONSABILITÉS : L'intéressé-e travaillera sous la responsabilité fonctionnelle de la coordonnatrice des secrétariats de départements dans le cadre d'une suppléance d'au moins 4 mois, renouvelable sous condition. Activités principales : - Assurer le secrétariat et la gestion administrative d'un département de formation - Gérer les conventions de stages des étudiants ingénieurs - Gérer les conventions et l'organisation des Projets de Fin d'Etudes (PFE) des étudiants ingénieurs de 5ème année - Gérer les emplois du temps de formation d'ingénieur dans l'outil informatique dédié (ADE) - Gérer les Projets Individuels de Formation (PIF) d'étudiants ingénieurs, notamment redoublants leur année - Instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative et financière : conventions de stage, états de service, contrôle des heures de cours et des heures enseignants - Suivre des dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés - Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et financière - Saisir, mettre en forme et diffuser des documents divers (courriers, notes d'information, etc.) - Assurer l'accueil physique et téléphonique - Classer, archiver PROFIL RECHERCHÉ : Connaissance, savoir : - Connaître l'organisation de l'enseignement supérieur et les cursus d'études : connaissance du rôle des acteurs et des instances, des règles de fonctionnement, des formations et des diplômes, de la structuration des enseignements, des calendriers - Maitriser les techniques d'accueil téléphonique et physique Savoir-faire : - Maitriser les outils informatiques (Word, Excel, mail, ...). Une maitrise d'ADE et des outils de scolarité de la suite Cocktail serait un atout. - Disposer de bonnes qualités d'expression écrites et orales. - Comprendre la demande de l'interlocuteur et apporter une réponse personnalisée - Travailler en équipe - Respecter les délais - Mettre en œuvre des procédures et des règles - Enregistrer et classer les documents - Savoir rendre compte - Savoir communiquer Savoir-être : - Capacité relationnelles - Capacité d'adaptation - Capacité à gérer le stress - Rigueur/fiabilité - Autonomie - Sens de l'initiative - Travailler en équipe