Missions Administration des ventes et suivi des apprenants Gestion des dossiers administratifs liés aux inscriptions des apprenants : administrer les dossiers dans le CRM et sur les plateformes des organismes financeurs Gestion et suivi des entrées en formation : convocations, attestations d'entrée en formation, etc Suivi administratif des sessions de formation : mise à jour des documents sur le drive, création des kits de formation avec RI, le NDA session, droit à l'image et supports de cours, suivi des présences et gestion des émargements, etc Traitement des demandes quotidiennes des apprenants Gestion administrative des stages : gérer les liens avec les entreprises, assurer le montage des conventions de stage Traitement administratif des apprenants en sortie de formation anticipée (décrochage) en coordination avec les équipes pédagogiques Gestion administrative des évaluations de fin de session : bon de commande jury d'évaluation, feuilles de présence, grilles d'évaluation finale, diplômes, etc Gestion administrative des clôtures de session : envoi bilan de stage et attestations de présence finales Traitement des demandes d'appel et des inscriptions aux sessions de rattrapage Facturation et gestion financière Facturation auprès des organismes financeurs (CPF, Chorus Pro, Kairos, Transition Pro, etc) Suivi des paiements et lettrage dans le CRM Gestion du recouvrement et relance des impayés Traitement de la facturation des fournisseurs et des prestataires de services Effectuer les remises de chèques Réception et traitement des notes de frais collaborateur Gestion administrative des dossiers formateurs Établissement des bons de commande selon le planning établi par la pédagogie Réception et traitement des factures formateurs Gestion des émargements Coordination des mises à jour de planning avec le service pédagogique Gestion logistique du centre de formation Procéder à l'ouverture et à la fermeture du centre Relever et traiter le courrier entrant et sortant Veiller au bon fonctionnement des installations et des équipements techniques Accompagner les prestataires dans l'exécution des contrats d'exploitation technique et de maintenance au sein du centre Contrôler l'entretien des locaux et des surfaces Profil De formation Bac +?, type BTS, DUT, licence, vous disposez d'une première expérience professionnelle sur des fonctions similaires. Vous avez idéalement une expérience significative dans le domaine de la gestion administrative et le suivi de facturation client et vous connaissez le secteur de la formation. Compétences techniques Maîtrise des outils bureautiques (Google Workspace) Compétences en gestion administrative et classement documentaire Connaissances en comptabilité de base Maîtrise des logiciels de gestion de formation et de facturation Compétences organisationnelles Excellentes capacités d'organisation et de planification Gestion des priorités et respect des délais Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément Rigueur et méthode dans le suivi administratif Compétences relationnelles Excellentes qualités relationnelles et sens du service Capacité d'écoute et de communication Aptitude au travail en équipe Diplomatie et discrétion professionnelle Qualités personnelles Autonomie et prise d'initiative Adaptabilité et réactivité Discrétion et confidentialité Conditions du poste CDI, 39h Rémunération selon profil Poste basé à Paris 100% en présentiel (pas de possibilité de télétravail) Abonnement au transport en commun pris en charge à 100% Mutuelle prise en charge à 100% Tickets restaurant pris en charge à 50% Votre journée d'anniversaire est offerte ?? Les étapes de notre process de recrutement Une lettre de motivations super formelle n'est pas essentielle. Par contre, si vous pouvez nous écrire quelques lignes pour nous en dire un peu plus sur vous et votre parcours, ça serait génial ! Première étape : une préqualification téléphonique Seconde étape : un premier entretien avec la Responsable RH du Groupe Troisième étape : un second entretien avec la Responsable des Opérations du Groupe Quatrième étape : un échange avec la Responsable Produit IMCI et la Directrice Générale Déléguée du Groupe Dernière étape : la signature d'une promesse d'embauche ! Vous vous reconnaissez dans ce portrait ? N'hésitez pas plus longtemps pour postuler !