Référence CSP: O088241/023000104 Vous assurez l'accueil physique et téléphonique des usagers et vous assisterez le Directeur Général des Services en effectuant des tâches de secrétariat. Chargé(e) d'accueil : - Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone avec amabilité en valorisant l'image de la collectivité, - Recevoir, filtrer et orienter les appels et le public, - Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence, - Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité, - Être régisseur (photocopie, CSC, Droit de place...), - Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée », - Enregistrer informatiquement le courrier après son ouverture par le DGS, - Assurer le remplacement de l'agent en charge de l'état-civil, des élections et de la gestion administrative du cimetière, - Être en lien avec les directrices des écoles pour gérer les transports scolaires, les dérogations et les inscriptions dans les écoles, - Gérer les dossiers de subventions aux associations, - Superviser les manifestations (v½ux, fête de la musique, manifestations patriotiques...), - Gérer les différentes commissions (affaires scolaires ; environnement Développement durable ; Sport, Culture, Animation, Associations...), - Collecter et conserver les archives. Secrétaire de direction : - Organiser et préparer les réunions, - Apporter une aide permanente au DGS en termes de réalisation et mise en forme de travaux de bureautique, de classement et de suivi de dossiers, - Gérer les déclarations de sinistre auprès des assureurs, - Rédiger des documents administratifs (délibérations, comptes rendus...).