Descriptif du poste: LES MISSIONS : Le rôle du/de la Responsable du pôle accueil & assistance est de coordonner, organiser et animer les services d'accueil physique et téléphonique et d'assistance aux équipes ; d'encadrer toutes les personnes affectées à ces services. 1. Management du pôle : * Superviser l'activité de l'accueil physique et du standard ; organisation et planification des ressources selon les flux ; fermeture et ouverture de créneaux de standard téléphonique et d'accueil physique en fonction des contraintes et flux de la période ; * Encadrer et superviser les personnes affectées au pôle notamment lors de points réguliers (entretien annuel en début d'année, entretien périodique de suivi de l'activité à l'automne, revues de projet ponctuelles) ; * Établir les plannings de l'équipe : suivi des congés, absences, mobiliser les ressources en assurant un planning et un standard prioritaire vis-à-vis des autres missions des collaborateur·ices) ; * Définir les règles de fonctionnement et les procédures du pôle ; * Faire le lien régulier avec les autres services mutualisés lors de réunions spécifiques fonctions supports par exemple ; * Mettre en œuvre les orientations du service mutualisé définies par les responsables des services concernés ; * Suivre le budget du pôle accueil si existant ; * Accompagner le processus de recrutement des nouveaux collaborateur·rices de l'accueil ; * Mettre en place et suivre les outils de téléphonie et de suivi de l'activité du standard.   2. Contribution à la stratégie et à l'organisation des activités mutualisées ALEC-AGEDEN : * Participation aux réunions de coordination activités habitat ALEC-AGEDEN ; * Information, veille et capitalisation des informations liées à l'organisation des structures ; * Proposition d'évolutions et de nouveaux outils au sein de l'accueil adaptés aux besoins et à l'actualité des structures, élaboration des réponses à donner par l'équipe accueil (situations de crises, adaptations de l'espace de travail, etc.).   3. Coordination assistance et secrétariat : * Construction et pilotage de l'activité d'assistance aux équipes (appui administratif, organisation d'événements.) ; * Identification des besoins au sein des structures et mise en place d'un système de traitement des demandes ponctuelle.   4. Tâches liées au standard : * Au même titre que ses collaborateurs·rices le·a Responsable de pôle pourra avoir à assurer des permanences standard et accueil physique (nombre de permanences restant à définir en fonction du temps de travail) de manière ponctuelle dans une moindre proportion. Profil recherché: COMPÉTENCES SOUHAITÉES : * Compétences managériales (animation de rendez-vous managériaux individuels et réunion d'équipe, suivi opérationnel de l'activité) * Maitrise des techniques d'accueil grand public - Maitrise des outils informatiques et du pack office, maitrise d'Excel fortement souhaitée * Utilisation d'outils collaboratifs et d'outils bureautique et numériques : planning partagé, visio conférence, réseau social d'entreprise, logiciels partagés * Connaissance et maitrise de l'environnement administratif * Techniques de statistiques via des données Excel exportées des logiciels de standard déjà existants * Connaissances des orientations stratégiques liées à l'accueil téléphonique   SAVOIR-ETRE REQUIS : * Leadership * Sens du service * Gestion des situations conflictuelles au sein d'équipe * Faire preuve de méthode et d'organisation * Qualités relationnelles, d'écoute et de communication * Gestion des priorités * Rapidité, polyvalence, et capacité d'adaptation * Dynamisme, autonomie et anticipation des besoins * Modalités d'accueil téléphonique : élocution, écoute des interlocuteurs, patience * Capacité à travailler sur plusieurs projets en parallèle * Bonne maîtrise de l'orthographe * Atouts supplémentaires appréciés pour le candidat·e : * Connaissance du milieu associatif et des collectivités locales * Sensibilité à la transition écologique / énergétique   DIPLÔMES / EXPÉRIENCES : * Formation minimum de niveau Bac +2 (BTS) ou bac +3 (BUT, licence pro) dans les secteurs de l'accueil, du secrétariat, de la gestion et du management ou valorisation d'une expérience conférant un niveau équivalent * Expérience professionnelle sur poste comparable requise d'au moins 3 ans : Responsable d'accueil, responsable d'équipe   CONDITIONS DU POSTE : Le GEIEC, l'AGEDEN et la SPL ALEC sont attentifs à l'équilibre vie privée-vie professionnelle. Il est proposé : * CDI en statut cadre (CCN BETIC-SYNTEC) * Temps plein ou partiel avec récupération au réel (plusieurs modalités d'aménagement du temps de travail possibles : forfait annuel en heures ou forfait annuel en jours). * Souplesse dans l'aménagement de son temps de travail, pas d'horaires obligat