Référence CSP: O078241/201391010 Un poste d'Assistant.e de direction est à pourvoir au sein de la direction Enfance Jeunesse. Les missions principales : - Assister la direction et les responsables de service dans l'organisation du travail, notamment dans la gestion administrative. - Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif - Assurer le secrétariat courant de la direction - Suivre et gérer les dossiers confiés MISSIONS PRINCIPALES GESTION ADMINISTRATIVE DE LA DIRECTION * Gestion de l'agenda de la direction et organisation des réunions (ordre du jour, compte-rendu) * Classement et archivage des dossiers * Suivi d'outils pour la gestion des services (tableau de bord, etc.) * Gestion des actes administratifs (suivi des délibérations et notes de synthèse, décisions, conventions, etc.) * Appui à la réalisation de support de présentation * Gestion des stocks de fournitures de bureau pour l'ensemble des services de la Direction RELATIONS AVEC LE PUBLIC ET LES USAGERS * Accueil téléphonique et physique du service * Gestion du e-parapheur et iXBus-courrier entrant * Rédaction et suivi des courriers aux usagers en lien avec les services * Réalisation et analyse des questionnaires de satisfaction * Suivi du déploiement de l'outil Concerto, implication dans le déploiement des nouveaux projets APPUI ADMINISTRATIF AUX SERVICES DE LA DIRECTION * Gérer l'interface avec les services municipaux notamment les services techniques * Soutien administratif aux services de la direction * Contribution à la gestion et au suivi des dossiers de prestations CAF, des conventions d'objectifs et de financement, ainsi que des dossiers de demandes de subventions et des dossiers PMI pour les établissements d'accueil du jeune enfant (EAJE) * Organisation et suivi du conseil des parents des EAJE * Élaboration du bilan d'activité annuel de la direction et synthèse des bilans des services * Appui à l'organisation des grands évènements portés par la direction : soirée des réussites, cérémonie des enseignants, rencontres avec les directions scolaires... * Appui à la préparation des kits de fournitures scolaires, dictionnaires, organisation pratique des distributions... * Appui à la gestion des demandes des écoles (boîte directions écoles) CONDITIONS D'EXERCICE DU POSTE * Emploi temps plein * Cycle de travail : 37 heures AVANTAGES COLLECTIFS AU TRAVAIL * Ambiance chaleureuse * Prise en charge à 75% des frais de transport en commun * Restaurant municipal * Télétravail possible * Congé menstruel pour les agentes concernées * Participation jusqu'à 25? pour mutuelle santé et prévoyance * Comité d'actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc.