Référence CSP: MINT_BA010ATB-101725 Vos activités principales : A- pour les services de la préfecture (le matin) 1. Encadrement de l'accueil général des usagers de la préfecture - Piloter et coordonner l'équipe dédiée à l'accueil : agents, volontaires en service civique (médiateurs numérique) - Assurer la montée en compétence des agents d'accueil (mise en œuvre et mise à jour d'outils et guides, formation des arrivants.) - Actions et points à conduire en lien avec les services métiers concernés par les publics accueillis. 2. Assurer l'accueil général des usagers, adapté à l'affluence du public et en conformité avec le guide de l'accueil de la préfecture - Filtrer les entrées, informer les usagers et les orienter vers le service compétent, en fonction notamment des rendez-vous fixés par les services métiers - Expliquer les procédures aux usagers - Prendre les rendez-vous des usagers aux points d'accueil numérique (PAN) de la préfecture - Pour certaines procédures identifiées : renseigner les usagers sur les documents nécessaires à l'accomplissement de la démarche ou sur l'état d'avancement du dossier - Assurer l'ouverture et la fermeture du hall d'accueil - Veiller au confort et à la propreté des espaces d'accueil et d'attente et au bon fonctionnement du matériel mis à la disposition du public - Veiller à la bonne tenue et au suivi du registre des observations des usagers en lien avec la référente qualité - Établir et compiler les statistiques de l'activité de l'accueil Référent numérique : - Assurer l'animation des PAN et la formation des médiateurs numériques - Participer au recrutement des médiateurs numériques - Veiller à la mise en oeuvre des engagements quali-ATE en lien avec la référente qualité B- Pour le secrétariat général commun départemental (l'après-midi) - Suppléance à l'accueil physique et téléphonique en cas d'absence et/ou situation de crises, sur les différents sites où le PACS est présent - Suivie des fournitures de l'ensemble des services rattachés au SGCD - Gestion des courriels et des réclamations et de leurs délais de réponse - Suivi du courrier réservé, des boîtes aux lettres fonctionnelles - Suivi du courrier - Apporter un appui à l'ensemble de l'équipe PILAM, en fonction des besoins dans le cadre de la polyvalence en participant notamment au suivi et à la programmation des travaux au périmètre SGCD : préfecture, sous-préfectures, résidences et DDI Votre environnement professionnel : Activités du service : Accueil, courrier, standard, crédits de fonctionnement, centre de responsabilité, gestion des travaux, logistique, achats, marchés publics Composition et effectifs du service : Service immobilier, logistique et achat composé, sous la direction d'un(e) chef(fe) de service de, et d'un(e) adjoint(e) au chef(fe) de service : - un pôle accueil, courrier, standard (1 chef(fe) de pôle - 8 agents) - un pôle immobilier et logistique, achat et marché (1 chef(fe) de pôle 12 agents)