Fonctions : Gestionnaire formation Catégorie : B Corps : TECH BAP : J CDD de 3 ans. Mission : Le ou la gestionnaire formation participe activement à la réalisation de ces objectifs par le suivi administratif et logistique de son portefeuille de formation. Activités principales : Préparation, organisation et gestion des sessions collectives de formation * Planification, organisation et publication dans Geforp de l'offre de formation annuelle de son portefeuille * Réception et traitement des demandes d'inscriptions au fil de l'eau dans le logiciel * Préparation des dossiers de formations (émission de tous les documents nécessaires et règlementaires, envoi des convocations aux stagiaires et documents aux prestataires) * Réservation et préparation des lieux des formations * Accueil des prestataires et formateurs en début de formation * Clôture des sessions de formation et saisie des présences dans le logiciel * Élaboration de bilans d'activité annuels par portefeuille de gestion Gestion des demandes de formations individuelles hors catalogue et des plans de direction * Réception, instruction et gestion des demandes individuelles de formation hors catalogue * Recherche et mise en concurrence des prestataires pouvant répondre au besoin * Gestion administrative des inscriptions * Suivi des services faits des prestations de formation et des attestations de fin de formation * Mise à jour des tableaux suivis dédiés * Saisie dans Geforp a posteriori des actions et présences en formation Participation aux activités transverses du pôle et du service * Accueil et conseil auprès des agents, stagiaires, responsables de service, prestataires, formateurs internes et externes * Mise à jour des pages formation de l'intranet, de Geforp et des tableaux de suivi d'activité internes * Réalisation des bilans et des statistiques rendant compte de l'activité du pôle * Proposition d'amélioration des dispositifs (contenu et/ou organisation) * Participation à l'élaboration de supports de communication sur l'activité formation en lien avec la chargée de communication interne * Gestion et suivi des boîtes mails partagées du pôle Connaissances transversales requises : * Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France * Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université * Réglementation applicable sur la formation professionnelle tout au long de la vie * Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche Savoir-faire : * Capacité à informer et rendre compte à sa hiérarchie * Capacité à rechercher l'information, la vérifier et la classer * Capacité à interagir avec des publics variés * Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes * Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée * Capacité à hiérarchiser et à prioriser ses activités au quotidien * Capacité à proposer des axes d'amélioration pour l'activité du bureau Savoir-faire transversaux : * Capacité à organiser, planifier et coordonner des formations (sessions et/ou actions) et garantir la continuité de l'activité du pôle * Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances * Capacité à appliquer les textes réglementaires Savoir être : * Bon relationnel et sens du travail en équipe * Disponibilité et réactivité * Sens de l'analyse et capacité à être force de proposition * Adaptabilité et autonomie * Organisation et rigueur * Sens du service public * Confidentialité