Poste ouvert au personnel de catégorie B ou personnel de catégorie C susceptible d'évoluer en catégorie B Site, pôle, service : Direction Générale - Secrétariat de direction Missions principales : * Assurer l'accueil physique et téléphonique * Gérer les agendas de la Direction Générale * Organiser les réunions, RDV (envoi ordre du jour, convocations, invitations), évènements ponctuels et en réaliser les comptes rendus le cas échéant * Mise en forme des courriers et dossiers et des décisions émanant de la Direction Générale * Gérer et diffuser l'information émanant de la Direction Générale ou des services demandeurs (décisions, notes d'information et notes de service) * Assurer le classement et l'archivage des documents traités * Assurer la collecte, la mise en forme et l'envoi des permanences hebdomadaires * Préparation de dossiers pour les Directeurs Gestion des instances : * Participation à l'organisation des instances (Conseil de surveillance, Directoire, CSE, CME, F3ST), * Constitution des dossiers des instances pour la Direction, * Réalisation des comptes rendus et procès-verbaux des instances gérées par la Direction Générale (Conseil de surveillance, Directoire) * Assistanat à la gestion de projets Communication : * Actualisation régulière des contacts institutionnels * Réalisation de supports de présentation Conditions d'accès au poste : * Pratique du secrétariat * Rapidité d'exécution (frappe) * Prise de notes rapide Compétences attendues : * Bonne maitrise de l'outil informatique : - Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook - Intranet - Internet * Acquisition des modalités de fonctionnement du nouveau logiciel de gestion de l'information déployé à la Direction Générale * Maîtrise de l'accueil physique et téléphonique Qualités requises : * Discrétion absolue * Qualités relationnelles * Autonomie et dynamisme * Organisation et méthode * Disponibilité * Gestion de l'urgence * Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire * Bonne présentation Conditions d'exercice : * Quotité de travail : 100 % * Régime horaire/organisation du temps de travail : - Poste de jour - Poste en 7h30 - 14 RTT ou 19 RTT en fonction du grade de l'agent Amplitude horaire entre 8h30 et 18h00 en fonction du roulement avec le binôme. Type d'emploi : Temps plein, CDI, CDD Statut : Cadre Durée du contrat : 6 mois Avantages : * Prise en charge du transport quotidien * RTT Horaires : * Du lundi au vendredi * Travail en journée Formation: * Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel) Langue: * Anglais (Optionnel) Lieu du poste : En présentiel