Descriptif du poste: Missions : La responsable administrative adjointe ou le responsable administratif adjoint en charge de la scolarité a pour mission de :    * Coordonner, en tant qu'adjoint de la responsable administrative de l'UFR, les activités liées au domaine de la scolarité pour une population d'environ 7500 étudiants, et à ce titre être référent des outils de gestion de scolarité et de diffusion de l'offre de formation (Apogée et Amétys) * Encadrer et piloter l'équipe responsable des activités du domaine de la scolarité, en particulier les cadres intermédiaires : les chefs de pôles licence, master, examens et relations internationales.  * Mettre en œuvre la politique de l'établissement et de l'UFR et accompagner l'équipe de direction de la composante et le service de pilotage de l'université sur les questions relevant de la scolarité.  * Relayer la responsable administrative et représenter l'équipe administrative sur les questions de scolarité.    Activités principales :    Sous l'autorité de la responsable administrative de l'UFR : Conception et Application des Procédures * Concevoir, élaborer et appliquer les procédures et les calendriers liés à la gestion de la scolarité dans le respect de la réglementation (inscriptions, examens, journée portes ouvertes, etc.) et de l'organisation de l'établissement. * Suivre et veiller à l'application des maquettes de formation, des modalités de contrôle des connaissances, charte des examens, etc. * Participer à la mise en place de l'offre de formation LMD et de ses modifications (structuration de maquettes, modalités de contrôles, règles de calcul, élaboration des PV et relevés de notes, etc.) Gestion des Inscriptions et des Examens * Organiser les inscriptions pédagogiques de licence et de master en veillant à la capacité d'accueil. * Superviser l'activité des équipes de gestionnaires pédagogiques. * Veiller au bon déroulement des trois sessions des examens puis organiser les jurys d'examens. * Clôturer les sessions d'examens et lancer les reports sur Apogée. Collaboration et Réunions * Participer à différentes réunions de travail au sein de l'UFR et au niveau de l'établissement. * Travailler en collaboration avec les différentes composantes, les services communs, les services centraux. Gestion et Animation des Équipes * Animer et coordonner les activités d'une équipe de quatre chefs de pôle et de 20 gestionnaires administratifs et pédagogiques. * Gérer le suivi administratif des agents de la scolarité : congés, concours, formations, etc. * Contribuer, avec la responsable administrative, au suivi et à la progression des agents. Communication et Information * Favoriser la circulation de l'information auprès des agents administratifs et assurer la communication auprès des usagers sous différents moyens de communications. * Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité auprès de l'équipe de direction, aux enseignants et aux agents administratifs. Conformité et Légalité * Veiller à l'application des décisions réglementaires et contrôler la légalité des actes de gestion. * Instruire les dossiers de recours, sensibles et complexes et les situations de litiges (Saisine, maintien en formation, relevés de notes, etc.) Profil recherché: Connaissances requises : * Connaître l'organisation et l'environnement de l'université  * Posséder une culture administrative et juridique dans le domaine de la scolarité     Maitriser le fonctionnement du LMD.   Compétences opérationnelles : * Savoir animer et coordonner l'activité d'une équipe et maîtriser les techniques d'encadrement * Savoir utiliser les logiciels et outils de bureautique (Word, Excel) et les méthodes de communication * Maitriser les logiciels de scolarité notamment APOGEE  * Savoir mettre en place des outils de gestion   Qualités requises :  * Rigueur et discrétion * Capacité à apprendre,  * Capacité à identifier les enjeux et les priorités * Capacité d'adaptation, d'organisation, de rigueur et de méthode * Savoir faire preuve de disponibilité et d'écoute * Avoir le sens des initiatives