POSTE : Secretaire du Bureau Fonctionnement et Gestion des Sites H/F DESCRIPTION : - Enregistrer, organiser le classement et l'archivage des documents courants lettres, notes, messages (classifiés ou non) - Activités RH dans le cadre de la désignation de correspondant administratif du bureau fonctionnement - Gestion des messages NeMO non distribués automatiquement - Gestion des documents classifiés SECRET de son domaine d'activité - Gérer les communications et traiter les messages « arrivée /départ ». - Assurer la saisie d'informations et leur mise en forme (charte graphique du SIMu) - Vérifier la conformité des documents et des dossiers soumis à la signature, assurer le suivi des parapheurs. - Déterminer le mode d'enregistrement, le support, les références selon le type de texte, les traitements ultérieurs prévus, le système de classement adopté. - Assurer la reprographie de documents, préparer les enregistrements et diffusions prévus. - Etablir les commandes, réceptionner et assurer la distribution des fournitures de bureau du BFGS. - Renseigner et tenir à jour le planning d'absence des cadres du bureau fonctionnement. - Assurer, si besoin, la rédaction des documents courants - Assurer la suppléance du vaguemestre PROFIL : Informatique / bureautique