[58456] Centre Hospitalier Universitaire d'Angers Missions : L'adjoint administratif assure le secrétariat pédagogique, administratif et fonctionnel des instituts suscités en lien avec la directrice. - Accueil, orientation et information physique et téléphonique des publics : élèves , intervenants, publics, tutelles - Gestion de la scolarité des élèves - Gestion quotidienne d'un secrétariat - Reporting auprès de la directrice - Gère les stages en collaboration avec la responsable des stages (cellule de stages) - En collaboration avec la coordinatrice des CFARM du groupement de coopération sanitaire des hôpitaux universitaires grand Ouest (HUGO), la réalisation et le suivi des diplomations (diplômes numérotés et enregistrés) - Gère les arrêts et absences des élèves sur le logiciel Win-IFSI (Saisie après information des élèves ou des services). - Préparation et comptes rendus des instances : ICOGI et Section compétentes. - Courriers convocations et envois comptes rendus aux jurys. - Enquêtes initiées par les différentes tutelles (Ministère, DGOS, Carif-Oref- SOFI) - Contribution à la réalisation des bilans d'activités - Archivage administratif -Sélection et entrée en formation - Internet - Mise à jour des plaquettes d'informations sur la formation et la sélection - Elabore et assure la mise en forme du dossier d'inscription - Assure la réception, la vérification et l'enregistrement des dossiers des différentes catégories de candidats - Enregistrement des chèques pour la Trésorerie et gestion des remboursements auprès de la DRH et la Trésorerie avec la cadre de gestion - Assure la recherche des membres des jurys d'admission avec la Directrice (courriers de demandes, enregistrement, planification, courriers de convocations des jurys de l'épreuve d'admission, arrêté) - Organise les épreuves d'admission, listes candidats inscrits - convocations - enregistrement des notes - listes et courriers des résultats pour les épreuves d'admission - accueil - Etablit les procès-verbaux des jury d'admission en coopération avec la directrice, - Etablit les listes de participants aux jurys en vue de leur rémunération et l'envoi aux services économiques - Gère la liste principale et complémentaire de tous les candidats - Envoie le dossier administratif, le dossier de financement et le dossier médical aux élèves admis à la rentrée. - Gère la liste des reports de scolarité ainsi que les dossiers - Financement - Réceptionne, vérifie et enregistre les dossiers auprès de différents interlocuteurs : DGOS- Pôle Emploi - OPCO - Employeurs - CPF - Suivi (validation prise en charge, attestations mensuelles, intégration élèves en cours de formation, arrêts de formation (fiches d'arrêt de formation auprès des instances) - Saisie du tableau de synthèse financement de la DGOS -Il (elle)participe : aux différentes réunions du DIEF, aux réunions de secrétariat, au groupe de travail GHT et communication, à l'organisation des évènements (concours, portes ouvertes, forums, .), à la représentation de l'institut lors de réunions de fonctionnement avec les organismes partenaires. -Il, elle participe à la coordination des des trois CFARM HUGO. Description du profil recherché: Pré-requis et compétences : La formation et/ou les qualifications requises Adjoint administratif de catégorie C La formation et/ou qualifications requises : Le plus : BTS CG Baccalauréat professionnel gestion-administration ou Baccalauréat technologique STMG Exigences - Maîtrise des outils informatiques et bureautiques Formation faite par le DIEF - Maîtrise des logiciels et outils WIN - Maîtrise des logiciels et outils du CHU Le plus -Connaissance de la réglementation des Instituts -Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du CHU d'Angers L'expérience professionnelle en secrétariat requise. Période de la journée : Jour