Référence CSP: 2024-1740697 1.     MISSION La personne recrutée aura en charge ·         L'exécution d'actes administratifs de gestion courante et le secrétariat ; ·         Le recueil, le traitement et l'aide à la bonne circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure ; ·         L'accueil, l'information et l'orientation des interlocuteurs internes et externes. 2.    ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATION Activités principales : o    Assurer l'accueil physique, téléphonique et orienter ; o    Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, logistique) ; o    Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs.), les reproduire et les diffuser ; o    Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et classer, archiver des documents ; o    Assurer la réception des colis et dispatching vers les destinataires concernés ; o    Retranscrire des informations orales à l'écrit ; traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité ; suivre et relancer les interlocuteurs internes ou externes ; o    Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes, réserver des salles ; o    Assurer la gestion de mise à disposition des locaux associatifs étudiants ; o    Assurer la prise en charge des demandes, des restitutions de clés et des moyens d'accès ; o    Assurer la prise en charge des demandes de maintenance et les transmettre au responsable maintenance ; o    Assurer le suivi budgétaire et financier de premier niveau du service : effectuer des demandes de bons de commande et les transférer aux entreprises ; assurer le suivi financier des dépenses du service ; répartir la facturation colissimo .             Activités associées : o    Respecter les règles d'hygiène, de sécurité et environnementales ; o    En cas d'absence de personnel logistique, réaliser des remplacements sur les activités logistiques ; o    En cas d'absence de l'agent d'accueil, réaliser des remplacements.