Référence CSP: 2024-1740646 Missions MISSIONS : L'assistant(e) assure le secrétariat des membres de la direction de l'IUT en réalisant des actes administratifs de gestion courante dans le respect des règles et procédures administratives ACTIVITES PRINCIPALES Affaires générales : - Assister le directeur et la responsable administrative et financière afin d'optimiser la gestion de leurs activités - Gérer l'agenda de l'équipe de direction et assurer la prise de rendez-vous - Assister la direction pour la mise en place des instances de la composante - Préparer et organiser les réunions, conseils et autres instances de l'IUT (envoi des convocations, préparation des dossiers, réservation de salles .) - Rédiger les comptes rendus (PV du conseil, commissions pédagogiques, comités de direction.) - Interface avec les directions centrale de l'université (Cabinet du Président, DAJI, DRH, DLR) - Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes. - Gérer les différentes boites mails (directeur et iut contact) - Filtrer et gérer les appels téléphoniques et prendre les messages - Exécuter des actes administratifs et de gestion courante - Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la direction de l'IUT. - Mettre à jour des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques - Réceptionner le courrier, le distribuer au sein des services, enregistrer le courrier de direction - Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, courriels, rapports ....) - Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs - Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure - Participer à l'organisation d'événements internes et à l'organisation des élections - Classer et archiver les documents et informations Fiche de poste 2024/2025 Gestion des Ressources Humaines : - Assurer le suivi des congés des personnels de l'IUT (référent(e) du logiciel de gestion des congés) - Participer à la préparation des dossiers en matière de GRH (entretiens professionnels, rendez-vous de carrière, dossiers d'avancement de carrière, .) - Gérer les demandes de contrat des vacataires et assurer le paiement mensuel des heures réalisées Activités associées : Remise des diplômes de B.U.T. - Participation à l'organisation et à la logistique des salons de l'étudiant, colloques, conférences, JPO, forum des métiers etc. - Assister l'animatrice Qualité (rédaction fiches de procédures, actions correctives, enquêtes, indicateurs, .) - Assister le secrétariat de la Scolarité en cas de nécessité