Référence CSP: O051251/218000613 Sous l’autorité de la Responsable Mairie Accueil, vous assurerez la gestion administrative liée aux déclarations d’état civil, à la délivrance des actes et à leur contrôle. Plus précisément, vos missions principales seront les suivantes : • Gestion des actes et documents officiels : - Commander et préparer le papier timbré pour les actes ; - Délivrer, compléter et enregistrer les actes demandés (mariages, naissances, décès, jugements de divorce ou adoption) ; - Enregistrer les transcriptions de décès, jugements de divorce, d’adoption et avis de naissance extérieurs ; - Inscrire les mentions marginales et effectuer les rectifications des erreurs matérielles sur les actes ; - Délivrer ou compléter les livrets de famille ; - Préparer et saisir les dossiers de mariage et les cérémonies civiles. • Gestion des procédures et des documents d’état civil : - Enregistrer le courrier entrant relatif à l’état civil et assurer le suivi administratif ; - Procéder à la saisie des actes d’état civil dans la base de données ; - Utiliser le dispositif dématérialisé COMEDEC pour les vérifications d’état civil ; - Assurer la saisie d’antériorité des actes non détenus dans la base de données. • Communication et relations avec les usagers et les organismes : - Accueillir les usagers pour les dossiers nécessitant une expertise particulière ou de la discrétion (double-reconnaissance, enfants sans vie, mariages incomplets, auditions, etc.) ; - Répondre aux questions des usagers concernant l’état civil ; - Informer et communiquer avec les organismes intéressés en amont et en aval des démarches ; - Maintenir une communication fluide et de qualité avec les services internes pour garantir une bonne coordination et une prise en charge optimale des demandes. • Soutien et gestion des équipes : - Aider, soutenir et former les agents d’accueil et de guichets pour le traitement des demandes en matière d’état civil ; - Contrôler la conformité des actes enregistrés et garantir la sécurisation administrative et juridique de ces actes ; - Assurer la gestion et le contrôle des actes afin de maintenir leur conformité avec la législation en vigueur. • Veille juridique et amélioration continue : - Anticiper les évolutions réglementaires en matière d’état civil (suivi des textes législatifs et réglementaires, mise à jour des procédures internes) ; - Actualiser régulièrement les connaissances et procédures relatives à l’état civil ; - Proposer des améliorations pour optimiser et développer les missions du service, en veillant à la qualité du service rendu aux usagers.