Descriptif du poste: Mission principale Au sein de l'IReSP, la personne recrutée aura pour mission d'assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives et financières de l'Institut en étroite relation avec la directrice adjointe administrative, et apportera un appui aux actions de la direction et des membres de l'équipe. Activités principales Réaliser la gestion des commandes du service (demande de devis, engagement des commandes, imputation interne des dépenses, suivi des factures, suivi avec les services et les fournisseurs.) et assurer l'interface avec le service facturier de l'Inserm. Organiser et gérer les déplacements des experts scientifiques et des personnels de la structure (réservation des transports et des hôtels, traitement des états de frais). Assurer le traitement et le suivi des paiements des honoraires des experts scientifiques. Collaborer avec la directrice adjointe administrative pour suivre et actualiser le budget de fonctionnement de l'IReSP. Contribuer à l'organisation de séminaires, de comités scientifiques ou des instances de gouvernance du GIS IReSP (gestion des présences, impression de documents, gestion de la logistique de la salle, organisation des déplacements des invités, accueil des participants, commande de repas.).  Coordonner l'accueil des nouveaux arrivants en prenant en charge tous les aspects logistiques : préparation des espaces de travail, fourniture des équipements et accès aux outils, ainsi que l'accompagnement dans les démarches administratives initiales.  Recevoir les demandes de subventions hors AAP, vérifier leur complétude et initier les versements.  Créer et suivre les dossiers administratifs des stagiaires.  Organiser les réunions d'équipe et rédiger les prises de note.  Traiter le courrier, classer et archiver les documents.  Intercepter les appels, transmettre en interne et en externe les informations pertinentes.  Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les service internes et externes.  Spécificité(s) et environnement du poste  Pas de contrainte particulière Profil recherché: Connaissances Maitrise des logiciels informatiques (WORD (dont publipostage), PDF, Excel, Access,messagerie) et Internet. Connaissance de l'outil de gestion financière (SIFAC) serait un plus. Connaissance des administrations publiques serait un plus. Savoir-faire Savoir travailler en équipe tout en gardant une grande autonomie. Savoir gérer ses priorités et réaliser des tableaux de suivi de ses activités. Savoir hiérarchiser les dossiers (reconnaissance, suivi, mise à jour, recherche d'informations sur Internet). Gérer la confidentialité des informations. Aptitudes Rigueur, motivation, polyvalence Sens de l'organisation Aisance relationnelle (échanges nombreux par téléphone et mails) Réactivité Implication et esprit d'initiative Sens de la hiérarchie Expérience(s) souhaité(s) Expérience en assistanat et gestion budgétaire. Niveau de diplôme et formation(s) Maximum bac+2 en gestion des entreprises et des administrations. Autres diplômes.