Référence CSP: 2024-1741797 Les missions et activités de l'agent se déroulent au sein du cabinet de la Présidence, sous la responsabilité du chef de cabinet. Mission 1 : Gestion du secrétariat particulier de la Présidente - Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier, information et orientation des appels et des usagers - Gestion de l'agenda électronique, suivi de la messagerie électronique et des parapheurs électroniques - Tenue à jour des comptes de services et groupes institutionnels liés à la Gouvernance sur PARTAGE : convocation, gestion des listes, dépôt de documents (ordres du jour, comptes rendus.) - Rédaction et mise en page des courriers, des attestations et des décisions - Préparation des dossiers supports des réunions - Enregistrement, diffusion et suivi de l'information, classement et archivage - Organisation d'évènements internes (Réunions, séminaires, cérémonies, déjeuners, buffets.) Mission 2 : Assurer la gestion et continuité administrative du secrétariat de la Présidence - Remplacement de l'assistante du DGS lors de ses absences et gestion de l'agenda du DGS - Gestion administrative des distinctions honorifiques (en lien avec le Rectorat, écoles et différents intéressés, Association des Membres de l'Ordre des Palmes Académiques 31) - Organisation et gestion des frais et missions de la gouvernance, des déplacements individuels et de groupes - Appui à la Vie Institutionnelle et aux affaires générales : instances, élections. - Rôle d'interface entre les services de la Présidence et les services centraux Contraintes et difficultés : - Saisonnalité de la charge de travail - Gestion des situations d'urgence, réactivité - Gestion d'une grande masse d'informations - Capacité au dialogue et à la médiation Intérêts du poste : - Travail en autonomie, - Vision d'ensemble de l'activité du service et de l'établissement - Relationnel en interne et avec les différents interlocuteurs externes - Polyvalence des missions.