responsable service état civil H/F - EC21419 Sous l'autorité du Directeur de l'administration générale et des affaires juridiques, vous pilotez, encadrez et coordonnez l'ensemble des activités des secteurs suivants : Accueil de l'Hôtel de Ville, Etat Civil, Elections, Recensement de la population et Cimetière. Activité 1 : Management / encadrement : • Veiller au bon fonctionnement quotidien du service ; • Répartir, planifier et contrôler les tâches des agents ; • Etablir le planning hebdomadaire et les congés ; • Rechercher et communiquer les informations ascendantes et descendantes ; • Veiller à l'évolution des textes, partager ces informations réglementaires avec son équipe lors d'une réunion dédiée, puis s'assurer de sa mise en application. Activité 2 : Gestion de l'état civil et des affaires générales • Assurer le respect des procédures et des délais réglementaires ; • Vérifier la régularité de tous les actes gérés par le service (attestation d'accueil, concessions funéraires, union civile, recensement militaire, débits de boisson, licence taxis, publication des b ... actes d'état civil,...) ; • Rédiger les courriers du service ; • Effectuer les auditions prénuptiales le cas échéant ; • Mettre en œuvre les procédures de dématérialisation des actes ou des échanges ; • Veiller à la qualité de l'accueil et services rendus à la population au travers de l'accueil physique et téléphonique ; • Gérer le budget et la régie ; • Piloter le recensement annuel de la population. Activité 3 : Gestion des fournitures administratives et du mobilier • Commander les fournitures de bureau, petit matériel et mobilier suite au recensement des besoins des directions lors de la préparation budgétaire ; • Gérer le stock en fonction des besoins des services ; • Gérer la comptabilité et le budget. Activités 4 : Préparation et suivi des scrutins électoraux • Effectuer les travaux de révision de la liste électorale ; • Gérer les cartes électorales non distribuées et les procurations ; • Organiser les scrutins locaux et nationaux (à l'exception des sénatoriales) : formations internes, gestion de la mise sous plis, gestion des ressources humaines dédiées aux opérations électorales, gestion des relations avec le bureau des élections (préfecture) ; • Mettre à jour la liste des bureaux de vote. Particularités du poste : Assurer une permanence par mois le samedi avec célébration des mariages et baptêmes civils. Référence de l'offre : 87mguufmdx