RESPONSABILITÉS : Sous l'autorité du Directeur de l'administration générale et des affaires juridiques, vous pilotez, encadrez et coordonnez l'ensemble des activités des secteurs suivants : Accueil de l'Hôtel de Ville, Etat Civil, Elections, Recensement de la population et Cimetière. Activité 1 : Management / encadrement : - Veiller au bon fonctionnement quotidien du service ; - Répartir, planifier et contrôler les tâches des agents ; - Etablir le planning hebdomadaire et les congés ; - Rechercher et communiquer les informations ascendantes et descendantes ; - Veiller à l'évolution des textes, partager ces informations réglementaires avec son équipe lors d'une réunion dédiée, puis s'assurer de sa mise en application. Activité 2 : Gestion de l'état civil et des affaires générales - Assurer le respect des procédures et des délais réglementaires ; - Vérifier la régularité de tous les actes gérés par le service (attestation d'accueil, concessions funéraires, union civile, recensement militaire, débits de boisson, licence taxis, publication des bans, actes d'état civil,...) ; - Rédiger les courriers du service ; - Effectuer les auditions prénuptiales le cas échéant ; - Mettre en œuvre les procédures de dématérialisation des actes ou des échanges ; - Veiller à la qualité de l'accueil et services rendus à la population au travers de l'accueil physique et téléphonique ; - Gérer le budget et la régie ; - Piloter le recensement annuel de la population. Activité 3 : Gestion des fournitures administratives et du mobilier - Commander les fournitures de bureau, petit matériel et mobilier suite au recensement des besoins des directions lors de la préparation budgétaire ; - Gérer le stock en fonction des besoins des services ; - Gérer la comptabilité et le budget. Activités 4 : Préparation et suivi des scrutins électoraux - Effectuer les travaux de révision de la liste électorale ; - Gérer les cartes électorales non distribuées et les procurations ; - Organiser les scrutins locaux et nationaux (à l'exception des sénatoriales) : formations internes, gestion de la mise sous plis, gestion des ressources humaines dédiées aux opérations électorales, gestion des relations avec le bureau des élections (préfecture) ; - Mettre à jour la liste des bureaux de vote. Particularités du poste : Assurer une permanence par mois le samedi avec célébration des mariages et baptêmes civils. PROFIL RECHERCHÉ : - Première expérience réussie sur des fonctions similaires - Connaissances en matière de droit civil et droit électoral ; - Connaissances des bases de la comptabilité publique ; - Connaissances des logiciels Arpège, Ciril finance et Ciril élections ; - Maîtrise des outils informatiques : bureautique (Word, Excel), outlook... - Organisation quotidienne d'une équipe ; - Autonomie ; - Rigueur ; - Grande discrétion et réserves indispensables ; - Excellentes compétences relationnelles (population, élus, institutionnels) ; - Bonnes capacités rédactionnelles ; - Sens du service public et du travail d'équipe.