I. Mission Le/la titulaire de cette fonction rapporte au Responsable des Ressources humaines et des Relations Sociales. Le/La Gestionnaire missions gère les missions des collaborateurs SOLEIL, des personnels mis à disposition, des utilisateurs subventionnés et des experts, dans le respect des règles internes. Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le Bureau des utilisateurs, qui organise chaque année de nombreux évènements scientifiques, et le Groupe Finances. II. Responsabilités et tâches 1. Gérer les déplacements professionnels * Renseigner et conseiller les collaborateurs. * Entretenir les relations au quotidien avec l'agence de voyages et trouver des solutions en cas d'insatisfaction. * Rechercher les meilleures conditions de transport et d'hébergement en adéquation avec les barèmes de la société. * Réserver les moyens de transport (train, avion, bateau, cars, voiture) et l'hébergement (maison d'hébergement et/ou hôtels). * Remettre les documents nécessaires au déplacement (billets, ordre de mission, plafonds de remboursement.). * Effectuer les demandes de visas, informer sur les règles sanitaires et de sécurité des destinations (vaccins, .). * Gérer les missions liées aux séminaires, colloques, comités de programmes, congrès. * Créer la mission dans le logiciel dédié pour les utilisateurs externes. * Gérer les imprévus de voyage (grèves, conditions climatiques, .). * Vérifier la facturation. * Mettre à jour ou revoir la procédure de gestion des missions en fonction des évolutions règlementaires, du retour d'expérience et des analyses du marché et/ou de structures similaires. 2. Traiter les notes de frais * Vérifier les notes de frais avant transmission au Groupe Finances. * Relancer les personnels avant clôture des missions. * Informer le Groupe Finances des provisions à effectuer pour les notes de frais de l'année N qui seront traitées en année N+1. * Classer régulièrement et archiver annuellement les notes de frais. 3. Encadrer les apprenti(e)s * Participer à la sélection des apprenti(e)s. * Former les apprenti(e)s et effectuer le suivi de leur intégration et travail en lien avec les écoles. * Participer aux conseils de classe. * Encadrer les travaux en veillant à confier des activités qui permettront aux apprenti(e)s de présenter les travaux demandés dans le cadre de leur cursus de formation. 4. Tenir à jour les documents de suivi/d'analyse et les documents de communication * Préparer un tableau de suivi mensuel des missions et des dépenses associées. * Ponctuellement, fournir des données aux responsables permettant de suivre les dépenses de leur équipe par rapport aux budgets. * Rédiger, mettre à jour et communiquer les documents sur l'intranet concernant les missions et notes de frais (formulaires, plafonds de remboursement, modes opératoires, .) 5. Gérer l'outil informatique de gestion des missions et des notes de frais (Notilus) * Administrer l'outil au quotidien (changement de paramétrage, interactions avec le fournisseur.). * Créer et clôturer les comptes utilisateurs de l'outil, les imputations comptables (WBS). * Suivre les évolutions du logiciel et leurs impacts. * Apporter assistance aux utilisateurs du logiciel. 6. Elaborer l'appel d'offre voyagiste, coordonner les différentes étapes jusqu'au choix final et mettre en œuvre les changements (tous les 4 ou 5 ans selon le marché passé) * Mettre à jour le cahier des charges en fonction des besoins. * Le faire valider par le Groupe Achats. * Dépouiller, analyser et synthétiser les offres. * Assurer une coordination avec l'informatique pour l'intégration du voyagiste. * Reprendre les données dans la base pour mise à jour, tester et vérifier la mise en place de la procédure de gestion des frais de mission. Type d'emploi : Temps plein, CDI Avantages : * Aide au déménagement * Aide au logement * Prise en charge du transport quotidien * Restaurant d'entreprise * RTT * Travail à domicile occasionnel Horaires : * Repos le week-end * Travail en journée Rémunération supplémentaire : * 13ème Mois Lieu du poste : En présentiel