POSTE : Responsable Environnement de Travail Services Généraux - Office Manager H/F DESCRIPTION : VOS MISSIONS Le service Environnement de Travail (EDT) participe à l'amélioration du bien-être des collaborateurs dans leur quotidien, en prenant en compte la croissance des effectifs d'Ares et l'évolution de leur environnement. En tant que Responsable de L'Environnement de Travail vos principales missions sont de : · Définir et suivre la stratégie du service EDT · Créer un environnement de travail adéquat pour les collaborateurs dans une démarche QVCT · Gérer les contrats groupe ainsi que les services et matériels mis à disposition des salariés permanents · Participer à la dynamique du pôle RH et à la mise en oeuvre de la Politique RH Dans votre quotidien, ses axes se traduiront par les missions suivantes : 1. DÉFINIR ET SUIVRE LA STRATÉGIE DU SERVICE ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL (OBJECTIFS ÉCONOMIQUES ET DE QUALITÉ) · Définir et suivre un plan d'action annuel en lien avec la stratégie de développement du groupe · Animer l'équipe Environnement de travail, en accompagner chaque membre dans ses missions et son développement professionnel · Définir les budgets nécessaires à cette politique. · Définir, produire et suivre les indicateurs et tableaux de bord, avec le soutien de la DRH. Les analyser et proposer des évolutions de l'organisation en conséquence · Créer et faire évoluer les outils et procédures nécessaires au suivi des activités dans une logique de veille métier et d'amélioration continue 2. CRÉER UN ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL ADÉQUAT POUR LES COLLABORATEURS - DÉMARCHE QVCT · S'assurer du bien-être des collaborateurs sur leur lieu de travail : - Créer un environnement de travail correspondant aux valeurs écoresponsables du groupe - Développer de nouveaux espaces de travail (ex : recherche de nouveaux lieux) - Participer à la recherche et l'aménagement de nouveaux locaux pour le siège, conseiller les établissements sur l'aménagement de locaux conviviaux et adaptés · Participer à l'animation de la vie des fonctions partagées : - Assurer l'accueil administratif des nouveaux collaborateurs des fonctions partagées - Assurer la sortie administrative des collaborateurs (récupération de matériel) - Organiser des événements ou proposer un appui aux services souhaitant organiser un évènement (évènement « Happy team », planifier notamment les rencontres de partage, les semaines de ménage) - Communiquer pour informer, sensibiliser et responsabiliser sur son périmètre (sensibiliser à la QVCT et à la sécurité au poste de travail) - En lien avec l'équipe QHSE, actualiser le DUER et assurer les vérifications réglementaires annuelles · Assurer le secrétariat du siège d'ARES : - Assurer l'accueil physique et téléphonique - Gérer le courrier et la réception des livraisons de matériels - Archiver les documents importants et gérer les notes de frais du service - Préparer la logistique et la documentation juridique des Assemblées Générales 3. GÉRER LES CONTRATS GROUPE AINSI QUE LES SERVICES ET MATÉRIELS MIS À LA DISPOSITION DES SALARIÉS PERMANENTS · Définir une stratégie et une politique d'achat Groupe pour réaliser des économies d'échelle et garantir des services de qualité (ex : Le Cèdre) en lien avec les autres services des pôles RH, Finance et Méthodes, · Définir les besoins en services et moyens généraux avec les sites et les fonctions partagées et les faire évoluer si besoin · Mener des appels d'offres pour sélectionner les fournisseurs correspondants à nos besoins · Piloter le suivi des contrats signés avec les prestataires (relations opérationnelles) · Gérer les incidents et sinistres éventuels (locaux, mobilier) · Assurer les collaborateurs (responsabilité civile), les locaux, le matériel · Gérer les stocks de matériels et fournitures diverses · Suivre la facturation en lien avec le budget établi pour optimiser les dépenses · Communiquer la stratégie d'achat à l'ensemble des collaborateurs pour aider à son appropriation en lien avec le service Finance 4. PARTICIPER À LA DYNAMIQUE DU PÔLE RICHESSES HUMAINES ET À LA CONSTRUCTION ET MISE EN ŒUVRE DE LA POLITIQUE RH · Valoriser la qualité de l'environnement de travail dans la marque employeur d'Ares · Co-construire et faire évoluer les outils et procédures du pôle RH dans une logique d'amélioration continue · Favoriser la bonne circulation de l'information entre services du pôle, et contribuer à la communication du pôle vers l'ensemble du groupe (production de support, mise à jour de l'intranet) · Appui à l'organisation logistique des séminaires semestriels et autres réunions du pôle · Participer à la réunion d