Référence CSP: MINT_BA021ATB-92865 MISSIONS 1 - Coordonner - Interface entre la SGAR et les agents ou autres services - Hiérarchisation des demandes et des dossiers de la SGAR - Planification des activités de la SGAR      -Tenue de l'agenda consignant les rendez-vous et réunions dans le respect des délais impartis - Vérification et suivi des parapheurs fléchés par la SGAR - Traitement du courrier personnel de la SGAR - Clarification et classification des informations      -Réception des informations par mail de services extérieurs ou collègues, les transmettre aux bonnes personnes dans le respect des délais      -Veille des différentes boites mail fonctionnelles      -Retranscription des informations orales ou écrites - Aptitudes à rechercher des informations et savoir se tourner vers les personnes compétentes afin de répondre à certaines interrogations 2 - Anticiper - Gestion de la logistique inhérente aux activités de la SGAR      -Déplacements      -Réunions      -Visio conférences - Contrôle des échéances liées à l'agenda du Préfet 3 - Développer - Mise en place de procédures et d'outils permettant de fluidifier le travail du pôle d'assistantes mutualisées - Prise d'initiatives afin de fluidifier et faciliter le travail de chacune des personnes en lien avec la SGAR - Maintien voire mise à jour de connaissances techniques 4 - Accueillir - Accueil et accompagnement des nouveaux agents du SGAR - Mise en place de procédures pour permettre aux nouveaux agents de s'adapter à l'environnement et aux contraintes du moment - Planification et organisation de moments de convivialité 5 - Manager - Pilotage d'une équipe, répartition des missions dans le respect des délais impartis - Organisation et suivi des activités du pôle au service de l'équipe de direction - Planification des congés entre assistant(e)s afin d'assurer la continuité de service COMPÉTENCES REQUISES 6 - Outiller - Mise à jour des connaissances liées aux différentes plateformes ou logiciels utilisés au quotidien - Capacité à appréhender les nouveaux outils liés aux visioconférences (programmation et lancement) 7 - S'appuyer sur des qualités relationnelles - Aptitude à travailler en équipe - Sens de l'écoute - Disponibilité selon l'activité du service - Discrétion - Discernement - Diplomatie - Maîtrise de soi - Sens de la pédagogie Ce pôle, à l'heure actuelle, ne prend pas en charge le secrétariat des agents placés sous l'autorité de la SGAR et des SGAR Adjoints (logistique salles, visios, reprographie, parapheurs.) sauf circonstances exceptionnelles.