Référence CSP: O080241/107000360 La Direction de la Démocratie Locale et de la Vie Associative est une direction ressource qui a pour mission le développement de la participation des habitants sur les projets de la Collectivité, et de soutenir et accompagner le secteur associatif amiénois. L'Assistant de Direction assiste le Directeur dans l'organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités de la direction. Assurer l'accueil physique et téléphonique du directeur : - Vous recevez, filtrez et réorientez les demandes téléphoniques sur l'ensemble des membres de la direction. - Vous accueillez et renseignez les interlocuteurs et adaptez votre discours. - Vous centralisez les informations, en rendant compte au directeur, et effectuez les relances à la demande du Directeur. Organisation des activités : - Vous organisez l'agenda du Directeur et prenez des rendez-vous en fonction des priorités. - Vous organisez et planifiez les réunions à la demande du Directeur : rédigez les ordres du jour, transmettez les documents avant les réunions aux personnes concernées, participez et prenez des notes lors des réunions, rédigez les comptes rendus et les diffusez. - Vous complétez des tableaux de suivi des activités et renseignez les collaborateurs sur l'état d'avancement d'un dossier. - Vous gérez l'approvisionnement en fournitures de bureau. Gestion administrative : - Vous gérez le courrier (relecture, enregistrement, classement, suivi) et les parapheurs. - Vous rédigez, corrigez (orthographe et typographie), saisissez et mettez en forme des documents divers (invitations, diaporamas, compte-rendu, rapports BM/BAM, délibérations, tableaux de bord, etc.), enregistrez les dossiers Posactes, en faites le suivi, et vous assurez de la complétude des dossiers. - Vous gérez et actualisez les bases d'informations ainsi que l'information, le classement et l'archivage des documents. - Vous assistez le Directeur dans le suivi budgétaire et réalisez le suivi de congés de la direction. Suivi administratif du Service Vie Associative : - Vous participez à la réalisation des dossiers de conventionnement (locaux municipaux mis à disposition des associations), en appui aux Chargés de Soutien et d'Animation Territoriale. - Vous saisissez les conventions de mise à disposition des locaux, assurez leur gestion et leur actualisation à la demande du Chef de Service. - Vous actualisez et complétez les tableaux de bord et outils de suivi en articulation avec les autres services de la collectivité. Par ailleurs, vous êtes force de proposition et coopérez aux actions des services et effectuez de la veille documentaire.