Référence CSP: 2024-1614744 Mission : Assister le directeur dans l'organisation quotidienne de son travail et assurer l'interface avec les interlocuteurs internes et externes. Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions. Assurer l'accueil physique et téléphonique. Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier. Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions des différents conseils de l'IUT. Rédiger et diffuser les comptes-rendus des réunions des différents conseils de l'IUT. Tenir l'agenda et gérer les rendez-vous du directeur et de l'équipe de direction. Organiser les déplacements du directeur et de l'équipe de direction. Diffuser les informations internes et externes. Assurer le suivi des conventions. Contribuer à l'organisation des opérations électorales sous la responsabilité du secrétaire général. Activités principale Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe