Référence CSP: O038241/108000622 Placé sous sa responsabilité directe, vous travaillerez en étroite collaboration avec la cheffe du Service Petite enfance, et en transversalité avec les directrices des 3 EAJE, les animatrices du relais petite enfance et les services supports de la collectivité. Vous assurerez le premier niveau de contact en accueillant le public au téléphone, et ponctuellement en physique, en leur transmettant les informations générales et les missions du service petite enfance et en les orientant en fonction de leurs attentes. Fonctions de secrétariat : * Gestion de la boîte mail du service petite enfance (relais PE, EAJE, partenaires, familles, etc...) ; * Gestion des courriers sur le logiciel MAARCH ; * Réalisation de documents administratifs (courriers, publipostages, dossiers, tableurs, graphiques, ....) ; * Réalisation de documents de communication (affiches, tracts, ....) ; * Classement et archivage de documents : dossier enfants selon réglementation (CAF), ventilation des bons de livraison (traiteur) ; * Gestion des bons de commande (création et transmission au service concerné) ; * Suivi des demandes et conventions de stage en lien avec la cheffe du service Petite enfance et les directrices des EAJE ; * Habilitation et lien avec le logiciel de gestion des crèches AIGA/Noé (assistance, formations...). En lien avec le relais petite enfance (RPE) : * Gestion du « Guichet unique » : recueil des demandes, informations précises, propositions de RDV physiques en lien avec les animatrices du RPE et les directrices des EAJE ; * Réception et enregistrement des inscriptions des assistants maternels pour les ateliers d'éveil, les projets exceptionnels, les soirées, et celles des familles ; * Mise à jour de la liste d'assistants maternels, des listes PMI, des partenaires et des différents contacts ; * Envoi des listes d'assistants maternels sur demande aux parents. En lien avec les EAJE : * Préparation, suivi des mises à jour et participation à la commission d'attribution des places en EAJE ; * Aide aux directrices des EAJE dans le suivi des présences enfants (pointages, dossiers enfants, archivage, visite sur site) ; * Lors de l'absence des directrices : facturation. En lien avec la cheffe de service : * Gestion des stocks administratifs et commandes, selon budget, en lien avec la cheffe du service petite enfance ; * Aide aux recueils des statistiques de données d'activités pour le relais PE pour la CAF (Sphinx et AFAS) ; * Aide aux recueils des données d'activités et financières avec la cheffe de service (AFAS) et aux demandes de subventions ; * Être force de proposition et participer à la réflexion et l'élaboration de nouvelles actions et/ou projets qui visent à améliorer et optimiser la qualité de l'accueil ; * Contribuer à la qualité du service public rendu aux usagers (familles, partenaires...), en cohérence avec les projets du service Petite enfance.