RESPONSABILITÉS : Assure une mission généraliste · Assurer l'accueil physique et téléphonique · Veiller à la qualité de l'environnement des lieux d'accueil (convivialité, confidentialité, accessibilité) · Réaliser des opérations administratives en lien avec son domaine d'activité · Assure des permanences au travers de la plateforme départementale des services le week-end et les jours fériés. Gestion administrative · Assiste le président(e) et la directrice de l'association dans l'accomplissement de leur mission. · Veille au respect des affichages obligatoires Accueil physique et téléphonique · Mettre en œuvre la logistique nécessaire au bon fonctionnement du service : accueillir, identifier et orienter les visiteurs et les communications téléphoniques ; gestion du courrier et des agendas · Tenir le standard (réception des appels, transfert, prendre un message et le transmettre...) Comprendre, analyser et reformuler si besoin les demandes pour mieux les orienter · Rédiger des documents (ex: courriers, notes, mémo...) à partir d'indications préalables sur la forme et le fond · Assurer l'accueil physique des visiteurs · Renseigner les interlocuteurs de façon pertinente et adaptée · Assurer le traitement du courrier (réception, tri, enregistrement, traitement, envoi...) · Retracer chaque appel ou visite sur le l'application de Main Courante · Contribuer aux projets impactant son périmètre d'activité · Rechercher des informations et veiller à leur actualisation · Utiliser les principaux logiciels informatiques liés à son activité (paie, facturation, qualité, ...) · Connaître l'organisation interne de la structure, ses circuits d'information, ses activités et ses partenaires · Utiliser les outils bureautiques et un navigateur Internet · Exprimer ses messages, tant à l'oral qu'à l'écrit, d'une manière efficace, organisée et adaptée à son interlocuteur · Utiliser la messagerie électronique PROFIL RECHERCHÉ : Compétences techniques : · Maîtriser l'expression orale et écrite · Utiliser avec aisance les outils bureautiques et digitaux · Connaître l'organisation interne de la structure, ses circuits d'information, ses activités et ses partenaires · Savoir présenter de façon complète son service et sa structure (offre de service et valeurs associatives) · Traiter, transmettre et tenir à jour les informations (clients, salariés, bénévoles, partenaires...) · Rendre compte de son activité, des dysfonctionnements et d'autres informations pertinentes Compétences sociales : · Adopter un positionnement professionnel adapté · Faire preuve d'écoute, adapter sa communication en fonction des interlocuteurs · Faciliter la relation entre publics accompagnés, proches aidants et intervenant(e)s · Travailler en équipe, coordonner son action · Comprendre, analyser et reformuler si besoin les demandes pour mieux les orienter Compétences organisationnelles : · Respecter les règles, procédures et méthodes qui régissent son activité · Faire preuve d'initiative, être force de proposition et anticiper · Faire preuve d'adaptation face à des situations imprévues ou complexes · Avoir le sens de l'observation et de l'analyse · Avoir le sens de l'organisation et définir les priorités · Faire preuve d'autonomie, de rigueur et de méthode (ex: procéder à de l'auto-contrôle...) · Contribuer à la qualité du service rendu · S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue · Agir en cohérence avec les orientations de la structure · Faire preuve de polyvalence (diversité des missions exercées)