RESPONSABILITÉS : - Organisation et suivi des instances : Conseil de faculté (plénier et restreint), Commission formation et Commission recherche, éventuellement Conseils des Départements - Organisation et préparation des élections des instances de la faculté - Contribution à l'élaboration du calendrier prévisionnel et des ordres du jour ; - Préparation matérielle des instances ; contrôle de la qualité formelle des documents à soumettre aux conseils, - Rédaction des procès-verbaux et relevés de décisions ; diffusion, publication et transmission, classement, archivage. - Gestion et suivi de l'instruction des conventions de formation (nationales et internationales) : circuit de signature, conservation/archivage ; - Réalisation d'actes administratifs et de gestion courante - Travail en étroite collaboration avec la Doyenne, le Directeur des Services d'Appui et l'équipe décanale composée des vice-doyens et vice-doyennes - Participation à la coordination de la vie institutionnelle de la Faculté (conseils de faculté et commissions) Fiche de poste évolutive Activités principales et associées - Organiser les réunions des instances délibérantes - Planifier les conseils en cohérence avec les procédures - Diffuser l'ordre du jour, convoquer les élus et préparer les listes d'émargement, en assurer le suivi - Assurer la logistique associée à la réunion - Contribuer à l'organisation des opérations électorales - Préparer les dossiers des instances délibérantes - Suivre l'instruction des dossiers à l'ordre du jour, les réceptionner et les gérer - Établir les relevés de décisions, compte-rendus, les procès-verbaux ou extraits de procès-verbaux, les délibérations - Saisir et mettre à jour des bases de données, administrer des tableaux de bord - Participer à la rédaction et à la mise en œuvre de procédures - Mettre à jour les mailings des listes institutionnelles PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel - Bonne connaissance de l'environnement universitaire et en particulier de ses instances (conseils de faculté, etc..) - Culture numérique développée - Qualités rédactionnelles - Notions de droit administratif général - Maitrise de l'Anglais impératif Savoir faire opérationnels - Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, en vérifier la conformité - Mettre en œuvre les procédures de gestion - Gérer les aspects logistiques - Organiser et alimenter des bases de données et établir des statistiques - Sélectionner, diffuser et archiver - Savoir rendre compte - Utiliser les outils numériques : traitement de texte, tableur, publipostage, agenda électronique, GED... - Appliquer des textes réglementaires - Planifier des activités et des échéances - Rédiger et mettre en forme des documents à portée juridique Savoir faire comportementaux - Rigueur, fiabilité - Sens de l'organisation, autonomie - Diplomatie, pédagogie - Disponibilité - Discrétion