RESPONSABILITÉS : Le·la gestionnaire réalise les opérations administratives concernant les formations de l'ESTHUA sur le site des Sables d'Olonne. Il·elle traite les demandes transmises par les enseignants et responsables de service du campus d'Angers. Il·elle reçoit, informe et oriente les étudiants dans leurs démarches administratives. Le·la gestionnaire participe aux événements à la vie du service : semaine de rentrée, Journée Porte Ouverte, cérémonie de remise des diplômes... Il·elle participe aux réunions et aux actions de formation de l'université. Scolarité, Examens, Relations Internationales : Réaliser des opérations courantes de gestion administrative de scolarité : - Accueillir et informer le public, accompagner les étudiants de l'ESTHUA - Réceptionner les dossiers de candidature des étudiants, établir un planning des entretiens de recrutement, en collaboration avec les responsables des formations. - Accueillir et suivre les étudiants en mobilité entrante - Saisir les données dans l'application Apogée dédiée à la scolarité - Participer aux opérations de logistique - Élaborer des statistiques via des tableaux de suivi Réaliser des opérations courantes de gestion administrative des examens : - Saisir et mettre à jour les données dans l'application Apogée - Collecter les sujets auprès des enseignants en suivant les modalités de contrôle - Planifier les épreuves en lien avec le responsable pédagogique - Transmettre le calendrier des épreuves au service des examens du Campus d'Angers - Assurer la préparation logistique des examens et le suivi des soutenances de mémoires - Assurer la préparation des jurys - Vérifier les inscriptions aux examens et contrôler les absences - Afficher sur la page web le calendrier des épreuves et mettre à jour le site web pour les informations liées aux examens Emploi du temps : - Élaborer les emplois du temps dans CELCAT en lien avec les enseignants et les vacataires - Assurer le suivi des cours annulés et reportés - Vérifier que tous les cours prévus dans la maquette sont pourvus - Vérifier que les équipements sont adaptés aux enseignements Stages : - Assurer la gestion des conventions de stage et du suivi sur l'application EvalStage - Gérer les accidents de travail liés aux stages Finances : - Informer les vacataires sur les remboursement de frais de déplacement - Réserver les restaurants, préparer l'attestation, l'adresser par courrier - Réserver les hébergements sur le site Notilus - Adresser les devis pour les différents achats de marchandises ou service nécessaire au fonctionnement des formations PROFIL RECHERCHÉ : Savoirs : - connaissance du fonctionnement de l'université - connaissance de la réglementation afférente à la scolarité et aux examens, aux stages et aux finances - connaissance des formations proposées par la composante Savoir-faire : - maîtriser les logiciels Apogée, Celcat, Ipoline, Avenioweb et les principaux outils bureautiques (traitement de texte, excel, logiciel de messagerie, navigateur web). - maîtriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat - savoir analyser et gérer les demandes d'information (écoute, reformulation, compréhension) - être méthodique dans l'organisation de son travail et savoir hiérarchiser les tâches - savoir suivre les procédures et appliquer la réglementation - savoir rechercher l'information - savoir rendre compte à sa hiérarchie Savoir-être : - savoir communiquer et s'adapter à son interlocuteur (enseignants, étudiants, collègue). - avoir le sens de l'accueil et du service public. - être discret, gérer la confidentialité des informations et des données. - savoir travailler en équipe - être disponible, savoir réagir à des situations données. -- Poste ouvert uniquement aux contractuels Catégorie/corps : B Diplôme minimum requis : Bac Type de contrat : CDD Durée du contrat : 12 mois Date de prise de poste souhaitée : Janvier 2025 Rémunération brute mensuelle : Entre 1836€ et 1850€ (selon grilles et expérience) Quotité de travail : 100% Date limite de candidature : 08/12/2024, entretiens prévus la semaine du 16/12 Modalités de recrutement : CV et lettre de motivation obligatoires