Référence CSP: 2025-1935658 Le PMS est composé aujourd'hui de 4 assistants de catégorie C. L'assistant(e) affecté au PMS a pour mission de fournir un appui administratif et organisationnel aux services. Il/Elle garantit les activités suivantes : - mettre à jour le chrono des courriers entrants - suivre les parapheurs soumis par les services au visa ou à la signature de la direction - préparer les parapheurs soumis au Préfet - réaliser le contrôle qualité et la mise sous pli du courrier sortant - publier des arrêtés et des décisions au recueil des actes administratifs - répondre aux messages des deux boîtes fonctionnelles - réserver des salles - répondre aux appels résiduels du standard - préparer l'accueil des nouveaux arrivants en lien avec les services et le secrétariat général commun - saisir les états de frais mensuels de l'architecte et du paysagiste conseils dans CHROUS DT - venir en appui des services pour l'organisation d'évènements (préparation des feuilles d'émargement, des chevalets,...) - assurer l'approvisionnement et la mise à disposition des fournitures de bureau - préparer des tableaux de suivi (congés, grévistes,...). L'assistant(e) du pôle est placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la cheffe du pôle de secrétariat et de son adjointe. Il/Elle travaille en collaboration étroite avec les autres assistant(e)s du pôle et les deux assistantes de direction. Il/Elle est en relation avec les cheffes de service et leurs adjoints à qui il/elle apporte son appui. A l'occasion de la préparation de réunions, il/elle est amené(e) à prendre contact avec les interlocuteurs extérieurs à la DDT.