POSTE : Secretaire Medical Service Bloc Operatoire H/F DESCRIPTION : Direction : Direction des ressources humaines non médicales et des relations sociales Pôle : Chirurgical Service : Bloc opératoire UF : 2200 Métier : Secrétaire médical(e) Corps : Assistant Médico Administratif / Adjoint administratif Code métier : 40L20 / 45A20 Cadre règlementaire : fonction publique hospitalière Définition du métier - Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda de consultations, admissions, convocations, etc.) - Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient. - Rédiger, traiter et organiser l'ensemble des informations administratives relatives à un secrétariat - Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale Définition statutaire Statut : CDD/CDI/titulaire de la fonction publique hospitalière Catégorie : B / C Organisation du travail : - Poste à temps plein - Amplitude horaire : 37 h30 - Repos fixe - Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l'organisation du service. Lieu de travail : Châteauroux Déplacements liés à la fonction : oui q non X Suppléance (le cas échéant) : sur le secrétariat d'anesthésie et sur le secrétariat de réanimation polyvalente Position dans la structure - Relations hiérarchiques - Direction des ressources humaines non médicales et des relations sociales - Cadre de santé de proximité - Cadres de pôle Position dans la structure - Relations fonctionnelles - Médecins du service - L'ensemble des professionnels du service - Partenaires paramédicaux des services de soins du centre hospitalier - Secrétaires médicales, PAE - Prestataire interne à l'institution : pharmacie, transport, service technique - Prestataire externe à l'institution Missions du service - Accueil physique et téléphonique du secrétariat - Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, préparation des réunions, ) - Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale - Prise de notes, frappe et mise en forme des documents - Tenue à jour du dossier patient. - Saisie des données liées à l'activité médicale - Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine de compétence - Inventaire de matériels, équipements, dossiers Missions spécifiques du poste - Missions principales : - Accueil physique et téléphonique des patients, des familles, de l'entourage. - Prise de rendez-vous informatique - Elaboration des documents (CRO-CRH, courriers patients) - Missions spécifiques en lien avec la qualité : - Gestion des dossiers patients et mise à disposition - Prendre connaissance et appliquer les procédures et les vigilances - Déclaration des EI - Autres missions spécifiques : - Consultations d'anesthésie : conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité - Gestion et coordination médico-administrative - Edition des plannings de consultation - Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale - Actes découlant des appels et consultations : - Prise de notes, frappe et mise en forme des documents et courriers de consultations - Fonction d'encadrement des stagiaires et nouveaux arrivants Activités Activité : - Actes découlant des appels et consultations : - Prise de notes, frappe et mise en forme des documents et courriers de consultation - Saisie des données liées à l'activité médicale : création des mouvements de consultations - Tenue à jour du dossier patient - Traitement des courriers, dossiers, documents - Vérification des informations administratives/identité - Actes découlant des missions secrétariat bloc opératoire : - Tâches quotidiennes - Répondre aux demandes diverses (imprimer documents, chercher des numéros de téléphone, sortir des dossiers, problème de séjour en salle de réveil) - Programmation des blocs opératoires avec prise de rendez-vous d'anesthésie - Gestion des courriers ambulatoires (CRH-CRO-Ordonnances diverses -divers certificats - VSL - arrêt de travail et prise de rendez-vous post-opératoire) - Envoi des courriers de la veille d'UCA - Gestion des appels téléphoniques en collaboration avec le bureau de régulation - Tâches fréquentes - Envoi de mail au Président du conseil de bloc pour valider compte rendu de réunion après relecture et correction - Envoi de mail aux membres du conseil de bloc et de la commission des utilisateurs après validation des comptes rendus - Envoi des convocations po