Descriptif du poste: Tâches principales : Assurer la circulation de l'information. Initier, organiser et suivre l'ordre du jour de l'équipe de gestion de projet sur demande. Saisir / tenir des registres / gérer les correspondances sortantes ou tout autre document pour l'équipe de gestion de projet, sur demande. Gérer et commander les fournitures de bureau nécessaires. Recevoir / expédier / garder une trace / gérer les informations et les correspondances. Être le point de contact pour les appelants internes et externes, pour l'équipe de projet. Accueillir et guider les visiteurs. Tenir informé l'équipe de gestion de projet des questions relatives à l'immeuble de bureaux. Assurer la liaison avec les autres assistants, en veillant à la cohérence de l'organisation de leur travail. Signaler au chef de projet ou au responsable du contrôle de projet tout sujet de préoccupation. Assurer l'interface, si nécessaire, avec d'autres parties de l'organisation de l'entreprise (Affilié...) pour les questions administratives/de secrétariat. Pour gérer les Mails si nécessaire : Etude de documents, lien avec les services de reprographie et de diffusion (siège, filiales), Enregistrer les entrées et présenter des notes, des lettres et des documents, sur demande. Collecter des informations pertinentes et les formater pour compiler des tableaux de bord, des graphiques, des statistiques. Rédiger des notes et/ou de la correspondance à partir d'instructions verbales ou manuscrites et rédiger une présentation sur demande. Pour gérer les approvisionnements et les petits achats, suivez les demandes grâce aux outils internes adaptés. Gérer les arrivées/départs de salariés, stagiaires, apprentis, prestataires (bureau, déménagements, autorisations, etc.), Superviser la gestion du temps lorsque nécessaire pour le responsable de l'entité et l'équipe (planification des vacances) Mettre en œuvre dans My-eproc la demande d'achat pour l'équipe GPI chaque fois que nécessaire. Pour couvrir les autres services d'assistance au projet sur demande. Soutenir l'équipe de projet pour tout service supplémentaire demandé lié à l'administration et au contrôle de projet. Communication: Communiquer l'information à GPI / équipe projet. Gérer les appels téléphoniques, les filtrer et les transmettre, efficacement. Pour inscrire des personnes à des formations, des conférences et des séminaires. Pour distribuer des documents à l'interne et à l'externe, au besoin. Mettre à jour les ressources de communication GPI/Projet : architecture TEAMs, site intranet, organigrammes, présentations... Coordonner les assistants GPI / Projet (si les entités GPI / Projet sont réparties sur différents sites). Assurer la continuité de service (remplacements mutuels). Communiquer les informations nécessaires à GPI / équipe de projet. Pour réserver des salles de réunion pour l'équipe sur demande. Si vous êtes intéressé, veuillez postuler. Profil recherché: Nous sommes à la recherche d'un service d 'assistance aux colis - UFR & SPS pour l'un de nos clients avec les détails suivants : Date de début : Décembre 2024 Lieu de service : FRANCE / Région parisienne Statut du service : Résident Durée estimée du service : 12 mois (renouvelable) Qualifications et antécédents Bonnes compétences en outils bureautiques : word, excel, ulysse, giseh, e@si, SAP, NOVA, PowerPoint, etc. Minimum de 2 ans d'expérience dans un rôle de secrétariat/administration/service dans un environnement d'entreprise mondial/international. Fort esprit d'équipe, capacité d'écoute, solidarité, adaptabilité, rigueur, ténacité, ouverture à la diversité. Suivre les règles, de manière totalement autonome et avec une attitude proactive. Attentif aux détails. Flexible et à l'écoute de l'équipe GPI/Projet et de ses différents besoins d'accompagnement. De préférence : expérience dans le domaine du pétrole et du gaz. Ajouter de la valeur à l'environnement du projet et à ses activités. Maîtrise/Bon niveau d'anglais (lu, écrit, parlé). Activités En plus de faire partie du projet, le titulaire des services fera la démonstration et exécutera plusieurs activités décrites ci-dessous. Attitude/responsabilités : Être responsable de faire preuve d'un comportement exemplaire en matière de SSSE et de respecter toutes les exigences HSSE. Adopter et démontrer un comportement exemplaire au regard de la politique d'éthique de l'entreprise et du « Code de conduite ». Traiter les documents et informations confidentiels avec la plus grande discrétion. Préserver la confidentialité des réunions, des discussions et de la correspondance avec les parties prenantes internes et externes. Maintenir le professionnalisme, l'efficience et l'efficacité dans le rôle en tout temps.