RESPONSABILITÉS : Rejoindre l' ESPI, c'est intégrer une école d'enseignement supérieur de référence, leader sur son marché et reconnue pour son exigence académique dans les métiers de l'immobilier. Vos missions pincipales sont : Coordination et soutien à la Direction • Vous jouez un rôle central dans l'organisation et la fluidité du fonctionnement de la Direction ; • Vous coordonnez l'activité, gérez les priorités et veillez à la qualité de la communication, dans un strict respect de la confidentialité • Vous planifiez les rendez-vous, réunions et déplacements des membres du COMEX, préparez les dossiers et assurez la logistique associée. Interface et Communication • Véritable relais d'information, vous accueillez et orientez les visiteurs, filtrez les appels et facilitez les échanges entre les interlocuteurs internes et externes ; • Vous rédigez et diffusez les courriers, notes, rapports et comptes rendus nécessaires à l'activité de la Direction, dans le respect des règles de confidentialité ; • Vous assurez le suivi des notes de service, décisions et contrats, et contribuez à la préparation d'événements internes et institutionnels : séminaires, réunions stratégiques ou opérations de communication interne. Gestion administrative et outils de pilotage • Vous garantissez une gestion administrative rigoureuse : rédaction, mise en forme et diffusion des documents, traitement du courrier et des messages électroniques, organisation et mise à jour des dossiers et fichiers ; • Vous contribuez à la mise en place et à l'actualisation des outils de pilotage et de suivi d'activité : tableaux de bord, indicateurs de performance, reporting régulier ; • Vous veillez à la fiabilité et à la conformité des données et documents, dans le respect des procédures internes. Logistique, maintenance et soutien aux activités • Vous gérez les commandes et le suivi logistique des fournitures, matériels et consommables, en contrôlant la conformité des livraisons ; • Vous supervisez la maintenance et la sécurité des locaux ainsi que les contrats techniques associés ; Vous veillez à la qualité des espaces communs et au bon fonctionnement des équipements collectifs, pour garantir un environnement de qualité, convivial et accueillant. Ces missions sont susceptibles d'évoluer en fonction du développement et de la stratégie de l'ESPI. PROFIL RECHERCHÉ : Formation : • Vous êtes titulaires minimum d'un bac+3 dans les domaines suivants : (administration, support à l'action managérial). Vous justifiez d'une expérience réussie d'au moins 3 ans dans une fonction similaire, au sein d'un environnement exigeant et dynamique. Compétences métier : • Intérêt marqué pour l'enseignement supérieur et ses enjeux actuels ; • Solide expertise en secrétariat et en gestion de planning ; • Excellente maîtrise du français et qualités rédactionnelles affirmées ; • Méthodologie rigoureuse et sens aigu de l'organisation ; • Capacité de prise de note rapide et fiable ; • Vision transversale et sens de la coordination ; Maîtrise des outils de gestion de rendez-vous et d'agendas partagés. Savoir - être : • Excellent sens du relationnel et grande discrétion dans la gestion des informations confidentielles ; • Excellente capacité d'analyse et de synthèse ; • Très bon sens de l'organisation ; • Qualités rédactionnelles, aisance relationnelle et capacité d'adaptation à tous les publics (Gouvernance, Enseignants, Etudiants, Cadres et Non-cadres administratifs) ; • Savoir prendre la parole en public, faire preuve de pédagogie, de diplomatie. Compétences informatiques : Messagerie électronique Outlook, logiciels de la suite Office 365 (notamment Sharepoint). Caractéristiques du poste : • Contrat : CDI • Statut : cadre • Horaires : forfait jours (212 jours) • Rémunération : salaire annuel brut de 39 K€ à 45 K€ incluant un variable contractuel • Supérieur hiérarchique : Directeur général de l'ESPI • Lieu : siège de l'ESPI - 23 rue de Cronstadt, 75015 Paris Rejoindre l'ESPI c'est bénéficier de : • 40 jours de congés annuels (CP, RTT, congés mobiles), selon statut • Télétravail partiel, • Mutuelle d'entreprise, prise en charge à 80% par l'entreprise, • Carte ticket restaurant – crédité à hauteur de 10,50€ par jour travaillé, • Titre de transport indemnisé à hauteur de 50% par l'entreprise, • Intégration personnalisée via un parrainage RH, • Parcours de formations spécifiques : Immobilier, management, commercial et les outils (EXCEL, Ypareo, Moodle, Salesforce), • Espace convivial. L'ESPI valorise la diversité et s'engage pleinement pour l'inclusion professionnelle des personnes en situation de handicap. Explorez toutes nos opportunités sur notre site ESPI et sur Welcome to the Jungle : l'aventure commence ici !