RESPONSABILITÉS : GERER ET ORGANISER L'ACTIVITE DE VENTE EN BACK-OFFICE DES GROUPES • Traiter les demandes de renseignements et les réclamations reçues par courriel et courrier en répondant de façon circonstanciée, • Assurer l'information des groupes (visites-conférences, ateliers pédagogiques, Galerie des enfants, etc.) : transmettre les informations nécessaires à la bonne réalisation des prestations, relayer les informations descendantes et ascendantes, informer le responsable de service sur le déroulement des activités, enregistrer les réservations ou ventes pour les différents publics, • Se coordonner avec le service médiation de la DPC, vérifier la cohérence entre le planning des réservations et celui des conférenciers (ères) avec le logiciel Dièse, • Se coordonner avec le CNAC et Universcience, conformément aux règles établies, • Traiter la correspondance téléphonique et écrite en vue des réservations et des ventes, • Participer à l'élaboration des plannings groupes en lien avec le service de la médiation et le service de l'accueil / caisses, • Assurer le lien avec les chargés d'accueil face public. GERER ET ORGANISER L'ACTIVITE DE VENTE EN BACK-OFFICE DES ABONNES • Traiter les demandes de renseignements et les réclamations reçues par courriel et courrier en répondant de façon circonstanciée, • Assurer une permanence téléphonique de la ligne dédiée aux abonnés selon les jours et horaires déterminés, • Assurer le lien avec la DPC sur l'activité (Newsletters, emailings, opérations spéciales, etc.), • Assurer le lien avec le prestataire des demandes d'abonnements par courrier, • Préparer et suivre les dossiers de remboursement avec le prestataire de billetterie ou l'ACO, • Assurer la gestion des stocks consommables liés à l'activité. GERER, ORGANISER ET COORDONNER L'ACTIVITE DE VENTE EN BACK-OFFICE DES DIFFERENTS PUBLICS (groupes, individuels, abonnés) • Traiter les demandes de renseignements et les réclamations reçues par courriel et courrier en répondant de façon circonstanciée, • Gérer les remboursements selon les consignes établies, • Mettre en place et alimenter les tableaux de bord de suivi de l'activité (suivi des ventes, nombre de mails et d'appels traités...), • Se coordonner avec le service accueil et caisse • Connaître les principes élémentaires du paramétrage de la billetterie (rajout d'une place, stop vente, etc.), • Vérifier les informations communiquées sur le site Internet du GP. PROFIL RECHERCHÉ : De formation supérieure Bac +2, vous justifiez d'une expérience significative d'au moins 2 ans sur un poste équivalent. Vous savez mettre à la disposition des visiteurs une information claire, exacte et facile à comprendre sur les services proposés (prix, conditions, ...) avec courtoisie et diplomatie. Vous avez le sens du service client, vous pratiquez une écoute active et compréhensive, et savez être force de proposition dans la résolution des litiges et réclamations. Vous êtes reconnu-e pour votre excellente communication orale et écrite en français/anglais et votre capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec réactivité, rigueur et organisation. Vous faîtes preuve d'esprit d'équipe et savez entretenir des relations de qualité avec vos interlocuteurs, lors d'échange d'informations ou lors du traitement d'un litige. Vous avez une bonne gestion du stress et des priorités. Une connaissance de l'outil de ticketing Zendesk serait un plus. Caractéristiques du poste : • Travail le week-end si nécessaire Votre candidature : Nous vous remercions d'adresser votre candidature (CV+LM) en précisant vos prétentions salariales.