RESPONSABILITÉS : ACTIVITES PRINCIPALES • Responsable de l'état civil, des démarches administratives et citoyennes, il garantit l'appui technique dans ces trois domaines d'activité. • Il est officier d'état civil délégué, rédigeant, instruisant les principaux actes d'état civil. • Il assure le management de proximité de l'équipe affectée au service. A ce titre, il a la charge de l'organisation et fait le lien entre l'équipe et la Directrice du Service. • Il est le régisseur titulaire de la régie de la quête des mariages. AUTRES ACTIVITES 1- Garantir l'appui technique en matière de démarches administratives, citoyennes et d'état civil • Garantir le respect des textes • Garantir la qualité de l'accueil des usagers • Garantir les délais de gestion des demandes des usagers • Sécuriser les documents délivrés en matière d'état civil • Veiller à l'application de la règlementation, des procédures et à l'utilisation des outils mis en place • Accompagner techniquement les agents pour la gestion des cas les plus complexes 2- Assurer le management de proximité des agents du Service • Procéder à l'évaluation annuelle des agents du service • Préparer le planning des présences • Accompagner les agents dans la professionnalisation et l'évolution de leurs postes de travail • Accompagner les agents dans la démarche d'amélioration continue 3- Organiser les activités du service • Planifier les activités : état-civil, démarches administratives et citoyennes • Définir les créneaux des rendez-vous des usagers liés aux démarches administratives • Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers en fonction des besoins 4- Assurer l'interface avec la Directrice • Rendre compte de l'activité du service • Remonter les difficultés rencontrées par les agents dans la mise en œuvre quotidienne des procédures, le traitement des dossiers et les relations avec les autres directions et services extérieurs • Proposer à La Direction toute mesure susceptible d'améliorer la qualité du service pour répondre aux objectifs • Proposer des actions en vue d'améliorer la qualité dans le cadre de la démarche d'amélioration continue • Célébration des mariages à titre exceptionnel en remplacement d'un agent de l'équipe. • Assure la gestion du cimetière en lien avec la conservatrice en l'absence de la Directrice. PROFIL RECHERCHÉ : SAVOIRS • Connaître et appliquer la législation en vigueur afférente aux diverses compétences du service notamment en matière : • D'état civil, (code civil, IGREC) • Citoyen (recensement militaire et élections (code électoral)) • Affaires Générales : CNI, passeports, • Démarches administratives (Taxi, débits de boissons, cartes de résidents...) • Maîtriser les outils informatiques, logiciels métiers (état civil, élections, stations biométriques) • Connaître l'organisation et le fonctionnement de la collectivité • Accueillir, renseigner le public et gérer les comportements difficiles • Savoir animer une équipe. Management. SAVOIRS-FAIRE • Capacité à rendre compte • Capacité à anticiper les besoins des usagers • Capacité à animer une équipe • Capacité à contrôler le travail de l'équipe • Capacité à faire des propositions, savoir analyser les problèmes et proposer des solutions. • Qualités d'expressions écrites et orales, • Rédiger des courriers, mettre en forme et présenter des dossiers, tri, archivage • Savoir gérer son temps, • Savoir détecter les anomalies ou dysfonctionnements et les signaler au responsable. SAVOIRS-ETRE • Autonomie, rigueur, efficacité, • Neutralité, devoir de confidentialité • Sens aigu du service public et du travail en équipe. Respect de la hiérarchie • Avoir des qualités relationnelles et d'écoute, • Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières (pic d'activités liées à la clôture des listes électorales, préparation des scrutins électoraux). Temps de travail : 39h10 hebdomadaire Congés : 25 jours de congés annuels + 22 RTT Contraintes : Travail en nocturne jusque 19h (un jeudi sur deux) et permanences le samedi matin (un samedi sur deux) Rémunération et avantages : Statutaire ■ Régime indemnitaire ■ prime équivalente à un 13e mois (attribuée au terme de 6 mois de carence pour les agents non titulaires) ■ Participation mutuelle et prévoyance ■ Politique dynamique en matière de formation ■ Collectivité adhérente au CNAS ■ Amicale du personnel ■ Participation à hauteur de 75% des frais de transports en commun ■ Dispositif Santé Vous Bien (programme de cours sportifs gratuit durant la pause méridienne) => Poste ouvert au cadre d'emplois des adjoints administratif et rédacteurs par voie de mutation, de détachement ou contractuelle (CDD de 12 mois/renouvelable), à pourvoir dès que possible.