RESPONSABILITÉS : ACTIVITÉS PRINCIPALES Accueil • Accueillir, informer et orienter les usagers du service (étudiants et enseignants) • Accueil des étudiants tous les après-midis de 14h à 17h (sauf le vendredi : 13h30- 16h30) Gestion de la scolarité • Procéder aux inscriptions administratives des étudiants de la filière concernée : vérification des dossiers, gestion des paiements, annulation d'inscription, remboursements et réorientations • Gérer les emplois du temps • Assurer le suivi des modifications des modalités de contrôle des connaissances • Élaborer les arborescences des diplômes • Éditer et remettre à l'usager des documents administratifs (certificats, attestations, relevés de notes) • Gérer les candidatures des étudiants (Études en France et Ecandidat) • Assurer le classement et l'archivage des documents du service Gestion des examens • Gérer et diffuser les plannings d'examen à l'ensemble des étudiants et des enseignants • Recueillir les sujets d'examens, les préparer, en assurer la reprographie ; paramétrages et dépôt des sujets sur l'application PIXEL, • Assurer la collecte et la saisie des notes • Assurer la mise à jour des maquettes de PV et relevés de notes sur APOGEE • Convoquer les jurys • Préparer, éditer et contrôler les procès-verbaux et transmettre les résultats • Organiser les délibérations des jurys • Assurer l'interface entre le Président de Jury et l'étudiant en cas de réclamation sur les résultats ACTIVITÉS ASSOCIÉES • Renfort de l'équipe en cas d'absence d'un.e collègue • Participer aux réunions institutionnelles dans le domaine concerné • Répondre aux demandes du Directeur, de la Responsable administrative et de la Responsable de scolarité en cas de besoin PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances • Connaissance de l'environnement institutionnel, de l'enseignement supérieur et de la Fonction publique • Connaissance de la réglementation spécifique à la scolarité (de l'inscription à la délivrance du diplôme) et des procédures internes comme externes • Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage • Maîtrise de l'expression orale et des techniques d'accueil • Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations et rechercher rapidement celles qui sont nécessaires au fonctionnement du domaine concerné. • Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants • Savoir gérer la confidentialité des informations et des données • Maîtriser les logiciels APOGEE, PIXEL,ADE, E-Candidat, WORD et EXCEL... Savoir être • Faire preuve d'autonomie • Savoir travailler en équipe et aptitude à rendre compte • Savoir organiser et gérer les priorités • Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les interlocuteurs • Savoir prendre des notes • Savoir s'adapter à différents interlocuteurs • Aptitude à communiquer avec un public varié : étudiants, enseignants... • Gérer les situations de stress • Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique Modalités de candidature : • Lettre de motivation et CV à adresser au plus tard le 01/02/26 • Entretiens prévus le 05/02/26 (matin) • Poste à pourvoir à compter du 02/03/26 Poste de catégorie B • Ouvert aux titulaires de catégorie B (corps des Techniciens) de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation. Les candidatures de personnels catégorie C internes à l'établissement sont également acceptées. Groupe RIFSEEP du poste : 3 • Quotité de travail : 100% • Ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD d'1 an renouvelable Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d'origine, d'âge ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.