Description : PRINCIPALES MISSIONS  Soutien administratif au Chef de pôle et de l’Assistant de Pôle.  Planification des rendez-vous – Organiser un agenda  Rédaction et mise en forme des rapports d’activités  Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu de réunion, CRH…).  Gestion des tableaux de service et des présences des médecins du pôle.   Accueil physique et renseigner les interlocuteurs  Accueil téléphonique - Filtrer orienter et renseigner.  Archivages des dossiers avec mise à jour du fichier de suivi.  Tenue des dossiers patients papiers et informatisés  Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion et archivage dans le respect des règles).  MISSIONS SPECIFIQUES  Suivi des certificats légaux – loi du 5 juillet 2011.  Saisie des mouvements des entrants et sortants, contrôle des mouvements ambulatoires.  Gestion du registre des isolements et contention  Organisation et suivi concernant le contrôle du JLD  Contact avec les structures et établissements extérieurs  Liens avec le Bureau des admissions et le DIM  Remplacements des collègues pendant les congés.  Assurer le suivi des stocks du secrétariat et la gestion des commandes en lien avec l’encadrement supérieur.  Suivi de l’accès au dossier médical – loi du 4 mars 2002  Profil recherché : Prérequis   Bac / Bac + 2 Secrétariat  Expérience dans le domaine médical souhaitée  Savoir-être  Rigueur, précision,  Respect de la confidentialité et du secret professionnel  Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire – Capacité d’adaptation  Savoir-faire  Coopération et organisation  Maitrise des outils et logiciels informatiques  Maitrise de l’orthographe  Mettre à jour des bases de données  Mettre en forme et corriger un document  Sens de l’accueil de l’écoute et de l’empathie  Hiérarchiser, planifier et réaliser les tâches confiées selon les priorités et objectifs  Savoir transmettre, communiquer avec les différents publics  Polyvalence  Organiser un rétro planning  Contraintes   Risques   Obligations professionnelles  Risques liés à l’utilisation d’outil informatique, fatigue visuelle  Douleurs cervico-dorso-lombaires  Risque inhérent à toute personne travaillant dans un service de soins spécialisé en psychiatrie  Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l’établissement  Port d’une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail.  Respect des règles d’hygiène en vigueur  Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions  Obligation à l’égard de l’administration : moralité, dignité, réserve et neutralité  Obligation à l’égard des tiers : impartialité, probité.  Emploi du temps susceptible de modifications (horaire, jours de présence, temps de présence)  Charge de travail variable  S’inscrire dans une démarche de formation continue