POSTE : Assistant Administratif H/F DESCRIPTION : PROMAN COGNAC recherche pour l'un de ses clients un Assistant administratif autonome (H/F) à Cognac. Voici vos missions si vous l'acceptez : - Gestion de l'information - Gérer directement ou indirectement les appels téléphoniques conformément à la procédure, les fax entrants et courriels arrivant sur son poste et en assure le suivi, - Assurer la saisie du courrier et, est responsable du courrier entrant et sortant, - Informer son Responsable d'Agence ou tout autre responsable de toutes informations nécessitant un suivi et/ou une action d'importance financière, d'hygiène, de sécurité, ou de relationnel, - Assurer 2 fois par mois de la sauvegarde de ses fichiers informatiques. - Gestion commerciale - Gérer le suivi : des démarches commerciales (suivi des appels d'offres, des affaires en attente d'acceptation, des affaires non retenues), - Des plannings de propositions commerciales, - Des plannings de positions de chantiers validés informatiquement le vendredi avant 12h00, - Des PV de réception et des cautions bancaires, - De l'archivage des dossiers et affaires informatiquement et matériellement, - Utiliser, en accord avec son Responsable d'Agence, le certificat de signature électronique de ce dernier pour remettre des dossiers d'appels d'offres par voie dématérialisée. - Gestions / collaborateurs - Assurer la mise à jour des pouvoirs financiers conformément à la procédure " Les Pouvoirs " et veille à les enregistrer informatiquement - Assurer la mise à jour des clauses de délégation de pouvoir en matière d'hygiène et sécurité conformément à la procédure " Missions - Nominations " et veille à les enregistrer informatiquement - Gérer les contrats intérimaires et, assure les démarches administratives liées à l'accueil des stagiaires, - Assurer la préparation de la paie, - Transmettre aux services Administratif et Ressources Humaines du Siège tous les documents relatifs aux collaborateurs, - Transmettre sans délai, tous les éléments préparatoires aux déclarations d'accident du travail des collaborateurs de l'entreprise ou relatives aux intérimaires. - Trésorerie - Etre responsable du portefeuille de créances clients de l'agence et en assure le suivi avec son Responsable d'Agence en réalisant par anticipation des relances écrites et téléphoniques, - Assurer la mise à jour quotidienne des informations sur les lignes de créances recueillies au cours de ses actions de relances, - Informer et prendre appui auprès du service Juridique du Siège en cas de difficultés de recouvrement présentes ou pressenties, - Transmettre sans délai les dossiers objets de litiges ou de procédures judiciaires, - Assurer la préparation de l'échéance fournisseurs et des paiements divers, - Procéder à l'encaissement des règlements reçus, et transmet au service Administratif du Siège ceux à échéance définie Poste en horaires de journée du lundi au vendredi, salaire selon profil. Contrat sur du très long terme. Pour plus d'offres d'emploi, téléchargez notre application myPROMAN intérimaires sur App Store ou Google Play. Pour mener à bien ses missions, l'Assistant administratif devra posséder de solides compétences techniques, telles que : - La maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) - La connaissance des techniques de secrétariat et des procédures internes de l'entreprise - La connaissance des processus administratifs et comptables La maîtrise de connaissances en électricité serait un plus. Qualités recherchées : - Le sens du service, pour aider dans leurs tâches les collaborateurs et se rendre disponible pour eux - Le sens de la communication, pour communiquer efficacement avec les différents services de l'entreprise, répondre aux demandes de renseignements des clients, des fournisseurs et des partenaires - Le sens de l'organisation et de la rigueur, pour prioriser et gérer plusieurs tâches en même temps sans faire d'erreurs - La capacité à travailler en équipe - La réactivité et l'adaptabilité, pour s'adapter à des environnements très divers et aux différents interlocuteurs avec qui il est amené à interagir quotidiennement - La discrétion, pour respecter la confidentialité des informations traitées dans le cadre de ses fonctions Vous vous reconnaissez ? Parce que chez Proman l'important c'est vous, n'attendez plus pour rejoindre l'équipe Proman Cognac ! Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Salaire : 11.88 € PROFIL :