La secrétaire du service social, est une professionnelle spécialisée dans la gestion administrative, la planification et l'accueil des patients dépendants du service social. Elle gère, saisie et classe les informations relatives au dossier patient. Elle organise l'activité du service social. Elle joue un rôle clé dans la coordination entre les patients, leur famille et l'ensemble des interlocuteurs internes et externes à l'établissement. Définition statutaire Statut : Titulaire, CDI, CDD Catégorie : B Organisation du travail : -Poste à temps plein -Horaires : 9h-17h -Repos fixe -Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l'organisation du service Lieu de travail : Service social Déplacements liés à la fonction : oui non Suppléance (le cas échéant) : non Position dans la structure -Relations hiérarchiques Coordonnateur général des soins. Cadre socio-éducatif Position dans la structure -Relations fonctionnelles -Equipe médicale, paramédicale et sociale du service et des services de l'établissements -Prestataire interne à l'institution -Prestataire externe à l'institution Missions du service Le service social, accueille, informe, oriente, aide les patients (consultants ou hospitalisés) et leur famille, et leur assure écoute et soutien, dans le respect du secret professionnel. Il intervient au sein des différents pôles d'activités de MCO dans le cadre du projet élaboré avec le patient en veillant à préserver son autonomie. Il travaille en liaison avec l'administration de l'hôpital et les institutions, services, associations, dans les domaines suivants : Accès aux soins Accès aux droits Aide à la vie quotidienne Organisation des sorties Missions spécifiques du poste Missions principales o Assurer l'accueil physique et téléphonique et répondre aux besoins des demandeurs o Participer à la gestion administrative et informatique des dossiers des patients o Gérer les dossiers des patients o Classer les divers documents o Enregistrer les demandes de situations par les services de soins Missions spécifiques en lien avec la qualité o Prendre connaissance et appliquer les procédures et les vigilances o S'impliquer dans les projets du service et de la direction o Déclaration des EI Autres missions spécifiques o Collaborer avec les agents du P.A.E. o Programmer les RDV o Effectuer les travaux de dactylographie (courriers, comptes-rendus). Fonction d'encadrement : Néant Activités Accueil physique et téléphonique des patients, des familles Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation, de réunions, visites, conférences et événements...) Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, examens...) Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles Prise de notes, frappe et mise en forme des documents Saisie des données liées à l'activité médicale (codage) Tenue à jour du dossier patient Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance Activité en lien avec la qualité : déclaration des EI. Risques professionnels Risques psychosociaux : stress lié à la charge de travail, et aux situations complexes de soins Risques de troubles musculosquelettiques (TMS) : liés au travail sur les écrans et à l'archivage (port des dossiers de soins Risque de troubles visuels Compétences (Issues du répertoire des métiers de la FPH) -Savoir faire Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers -Savoir être Maîtriser la langue française (orthographe, grammaire, conjugaison) Savoir adapter son langage en fonction de l'interlocuteur Avoir une facilité