RESPONSABILITÉS : Bien qu'étant physiquement sur le site de Mercy, la secrétaire du Service Social assure ses missions auprès de toutes les assistantes sociales des différents sites. (Mercy, Bel Air, Hayange, Legouest, HFM, et psychiatrie). ACTIVITÉS PERMANENTES Lien entre l'intra et l'extra muros - Accueil et oriente les familles qui se rendent directement au Service Social vers les assistantes sociales concernées - En l'absence de l'encadrement, lors d'un absentéisme non programmé d'une Assistante Sociale : déclenche la procédure de remplacement en informant le binôme et prévient les unités de soins de cet absentéisme inopiné - Relève les messages à destination des AS (provenant des services de soins, familles, partenaires extérieurs, administrations) - Liaison PMI dans le cadre de la protection de l'enfance Démarches administratives - Téléphone : prendre note de la demande, évaluer l'urgence, orienter vers l'assistante sociale concernée - Gestion du courrier - Aide au retour à domicile : assiste les Assistantes de Service Social dans la prise de contact avec les différents prestataires - Prise de RDV pour les ASS - Corrections, mise en page et archivage des signalements faits par les assistantes sociales au Procureur, CRIP après validation du Cadre Logiciels informatiques (interne) - Connaissances de LOGON et PYTHEAS -Connaissances de ViaTrajectoire : en lien avec l'encadrement et les Assistantes Sociales, participe au suivi des demandes de SMR et d'EHPAD - Connaître les démarches pour l'ouverture de droits pour un nouvel agent concernant Dxcare, LOGON, Web santé Tâches confiées par le cadre socio-éducatif - En l'absence de l'encadrement, prend note des absences des professionnels - Participer aux suivis des patients hospitalisés depuis plus de 30 jours et des patients « bedblocker » - Enregistrement des statistiques mensuelles (tableau Excel) avant l'analyse de l'encadrement - Compte rendu des réunions de service - Mise en page et correction du rapport d'activité - Alerte le cadre d'un éventuel dysfonctionnement - Lien permanent avec le cadre socio-éducatif quand celui-ci est sur un autre site. - Informe le cadre supérieur en l'absence du cadre socio-éducatif lors de problématiques au service social ACTIVITES SPECIFIQUES - Mise à jour classeur Conseil Départemental, du Guide Familial et des différents documents prestataires - Gestion du matériel de bureau Localisation Géographique : Hôpital de Mercy Horaires : Poste de jour à 100%, du lundi au vendredi PROFIL RECHERCHÉ : COMPETENCES REQUISES Connaissances Particulières : - Connaissance des dispositifs sociaux et de leur mise en place localement - Connaissance de Word, Excel et Power Point Qualités Professionnelles : - Capacité d'écoute - Rassurer l'interlocuteur - Respect du secret professionnel - Discrétion - Prise d'initiatives - Autonomie