POSTE : Hôte d'Accueil - Assistant Administratif la Rochelle H/F DESCRIPTION : Le pilote a pour mission d'assister le Responsable de site et l'équipe dans la coordination et l'organisation des agences. Il a pour missions d'accueillir, renseigner et d'orienter l'ensemble des visiteurs. Sous l'autorité du responsable de site, assure le suivi administratif de l'activité. Il peut être amené à se déplacer sur les différents sites du périmètre, et se voir confier par le responsable de site la responsabilité des tâches particulières. Accueillir des bénéficiaires et gestion des plannings : - Gérer l'accueil physique et téléphonique - Réceptionner et dispatcher le courrier - Saisir et suivre des informations dans les logiciels de gestion - Maîtriser, réceptionner, contrôler et envoyer les éléments de la facturation - Compléter les plannings des agences - Réaliser les commandes fournisseurs - Concevoir et envoyer les reportings d'activités - Gérer les litiges, réclamations et avoirs - Procéder au classement et aux archives en suivant l'organisation - Participer à la vie du site : affichage des offres d'emploi, presse, rangement et organisation. Logistique et via agence : - Assurez la gestion des approvisionnements des sites du périmètre (fournitures, consommables, badges, clés) - Mettre à jour les affichages et s'assurer de la conformité des sites - Être l'interlocuteur des fournisseurs, des services généraux et du service informatique - Assurer une aide ponctuelle des bénéficiaires sur nos outils et dans leurs recherches - Assurer la gestion des bases documentaires disponibles sur nos sites - Contribuer à faciliter les échanges Gestion administrative : - Relancer les candidats pour les éléments nécessaires à la facturation et l'enregistrement de ces données dans le logiciel de gestion - Assurer le support au traitement des rejets administratifs en lien avec la plateforme et les conseillers Participer à l'intégration et la formation de nouveaux conseillers sur la gestion administrative des dossiers - Assurer la saisie des données reporting Missions diverses : - Rédiger des comptes-rendus de réunions d'équipes - Participer à l'organisation d'événements d'emploi - Venir en support aux bénéficiaires La liste des missions n'est pas exhaustive, elle évoluera en fonction de votre profil. Primes PROFIL : Nous recherchons un profil dynamique, rigoureux, ayant un bon relationnel, l'esprit d'équipe et faisant preuve d'une bonne capacité d'adaptation. Votre formation : Vous êtes diplômé-e d'une formation de niveau 4 minimum (Bac à Bac +2 de type assistanat, gestion, etc.) et vous avez une expérience?de 2 ans minimum dans un environnement RH ou similaire. Vous disposez des connaissances et aptitudes suivantes : - Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur) - Bon relationnel, capacité d'écoute et d'analyse du besoin - Maîtrise des moyens de communications? : téléphone, chat, vidéoconférence - Aisance rédactionnelle - Rigueur, organisation, gestion des priorités - Respect des engagements et délais imposés - Sens du service et réactivité Les Assistants administratif/Hôtes d'accueil H/F qui s'épanouissent dans cette mission ont en commun : Un état d'esprit positif. Les capacités suivantes : - L'ouverture d'esprit - Le sens de l'humain - L'écoute active - Le sens du résultat. Des valeurs : - Le respect - Le soutien - L'entraide