Description : Secrétariat composé de 2 personnes DÉFINITION : Accueillir et renseigner les patients, familles et usagers. Planifier les activités (parcours patients, agenda des consultations, admissions, convocations.). Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient. Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l'information. PRINCIPALES ACTIVITÉS : ACCUEIL * Accueil physique/téléphonique et orientation des patients pour une prise en charge de qualité (identification, tri et gestion des priorités en évaluant le degré d'urgence et les besoins/attentes des patients) * Prise de rendez-vous en tenant compte des pathologies et spécificités des intervenants (18 médecins vacataires + 2 intervenants associatifs) * Préparation des consultations du jour (sortie des plannings) OPTIMISATION DE LA GESTION ET COORDINATION MÉDICO-ADMINISTRATIVE * Gestion des mails * Coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultations, hospitalisations, examens.) en lien avec les services de consultations et d'hospitalisations * Organisation des activités en fonction des moyens et transmission de l'information à l'équipe pluridisciplinaire * Saisie des données liées à l'activité médicale (codage des actes en soins externes)  GESTION ET SUIVI DES ÉLÉMENTS DU DOSSIER PATIENT * Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l'identitovigilance * Numérisation des documents externes au CHU * Classement dossier papier * Archivage (en tenant compte de la règlementation des archives médicales) * Gestion de l'interface avec la direction de la qualité dans le cadre de la transmission du dossier patient  CONCEPTION ET RÉDACTION DE DOCUMENTS RELATIFS À SON DOMAINE D'ACTIVITÉ  Mise en forme de documents * Saisie des courriers d'hospitalisation, de consultation, de certificats médicaux, de notes de service et comptes rendus de réunions * Fusion sur DXCare des comptes rendus d'hospitalisation, lettres de liaison * Mise en cohérence des données dans le cadre du dossier médical informatisé * Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES : * Mise en place et réalisation d'entretiens de sélection pour les stagiaires en secrétariat médical * Tutorat : Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels) ; * Aide aux étudiants en santé publique, aux ARC et aux TEC à la commande de dossiers via Spark pour audits, thèses et monitorings. * Soutien administratif aux projets infirmiers du service (congrès, publications, mise en place d'ateliers collectifs d'éducation thérapeutique, élaboration de documents .) ; * Organisation des RCP du service et participation aux diverses réunions d'équipe ; * Planification quotidienne des astreintes médicales du service pour les AES, * Mise à jour de listings patients ; mise à jour de la file active du service, * Gestion du stock de fournitures de bureau pour tout le service, du budget, des demandes et des factures ; * Mise à jour des connaissances sur les pathologies traitées dans le service et les différents protocoles cliniques et cohortes en cours pour faciliter les parcours de soins des patients inclus ; * Présentation annuelle d'un rapport d'activité du secrétariat et statistiques ; Profil recherché : Compétences techniques * Maîtrise des outils informatiques (Word, DxCare, DxPlanning, Spark, Excel, Power-Point)  * Codage des actes * Messagerie électronique (mails), intranet * Gestion de prise de rendez-vous sur agenda électronique (Exchange) * Niveau expert en orthographe * Gestion documentaire * Droit des usagers du système de santé * Règlementation des archives médicales * Vocabulaire médical Compétences organisationnelles * Capacité d'adaptation, priorisation des tâches, organisation * Sens du travail en équipe et de la communication * Qualité d'écoute et d'accueil * Respect des procédures * Secret professionnel Compétences relationnelles * Autonomie * Amabilité, accueil, disponibilité, écoute, discrétion * Rapidité d'exécution, polyvalence * Esprit d'initiative