Description :   PRÉSENTATION DU SERVICE D'AFFECTATION CONSULTATIONS ET HOSPITALISATIONS SECRETARIAT MUTUALISE   DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTE Description reproduite en cas de publication de poste Secrétaire médicale en consultations, hospitalisations, HDJ de Pneumologie À 75%  Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations Médico-administratives du patient avec le service, les patients et les intervenants extérieurs.   DESCRIPTIONS DES MISSIONS PRINCIPALES (NON EXHAUSTIVES) CONSULTATIONS ACCUEIL ·         ACCUEIL PHYSIQUE : -          Accueil des patients, -          Vérification des données administratives du patient, -          Vérification des documents médicaux du patient, -          Programmation de la consultation de surveillance, bilans et explorations complémentaires ou avis spécialisés, -          Délivrance des courriers, ordonnances. ·         ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE : -          Gestion des appels internes et externes et création des fiches de liaisons, -          Gestion des programmations des rendez-vous de consultations et de bilans. ENREGISTREMENT DU CODAGE DES ACTES MEDICAUX -          Saisie de l'activité médicale, -          Suivi qualité du codage (après requête service contrôle de gestion) et mise à jour. GESTION DU DOSSIER -          Préparation des consultations externes et affectation des salles, -          Numérisation des documents, courriers et bilans. PRODUCTION DE DOCUMENTS -          Courriers, ordonnances, Certificats. GESTION DES PLANNINGS DE RENDEZ VOUS DE CONSULTATION -          Incrémenter sur les différents plannings les absences des médecins et faire les mises à jour, -          Reprogrammer les rendez-vous en cas d'absence des médecins. AUTRES -          Gestion des stocks en matériel bureautique et imprimés, -          Demandes de réparations sur ASSET+. HOSPITALISATIONS -          Accueil physique des patients et leur famille, des visiteurs médicaux (prestataires de services, laboratoires, etc.), de professionnels de santé de l'établissement (médecins, cadres, etc.), -          Production des courriers médicaux, administratifs, documents types pour le service, -          Gestion du courrier arrivé et départ, -          Gestion du tableau de bord des médecins, -          Gestion des dossiers médicaux intra et extra-établissement, -          Numérisation des documents, -          Gestion du courrier externe et interne, -          Gestion des messages pour les médecins (demandes RV pour famille, ordonnances, communications de résultats, demande de RV urgents.).   MISSIONS ANNEXES / SPÉCIFIQUES (NON EXHAUSTIVES) CONSULTATIONS ·         Mise à jour des ententes préalables pour appareillage (création, renouvellement, envoi), * Remise aux patients de documents spécifiques (apnées du sommeil, fibroscopie, écho endoscopie, Tep Scan, réhabilitation respiratoire), * Faxer les demandes (Tep scan, séjours), suivre les RDV, * Appeler l'IDE en début de consultation pour signaler l'arrivée des patients, * Encadrement et accompagnement pédagogique des stagiaires. HOSPITALISATIONS ·         Gestion de la liste des courriers en attente de dictée et du tableau de bord informatique des médecins, ·         Saisie et gestion des tableaux des astreintes médicales, ·         Accueil et encadrement de nouveaux personnels et stagiaires, ·         Gestion des messages des patients, ·         Gestion du planning prévisionnel des congés annuels et formation des médecins du service et du planning hebdomadaire, ·         Mise à jour de DEP (demande de prise en charge) pour appareillage respiratoire et archivages des documents de prise en charge, ·         Traitement, mise en forme et reproduction de documents types pour le service, ·         Réservation et gestion de la salle de Réunion du Pôle CPR et du matériel nécessaire, ·         Gestion et saisie des bons 2 C'et des actes réalisés en externes pour le service d'hospitalisation ou en HDJ, ·         Planification des polygraphies demandées par bon 2C', ·         Production de documents/courriers administratifs, de documents types pour le service (Questionnaires, projet de service, demandes de matériels, .), ·