assistant direction santé petite sein village petite enfance H/F - EC22761 Assurer le suivi des projets et des activités de la direction Gérer l’agenda et organiser les rendez-vous en fonction des priorités définies Rédiger les comptes rendus de réunions Relayer les informations importantes et assurer la transmission des messages Assurer la circulation de l’information entre les équipes et la direction Préparer et mettre à jour les documents administratifs et supports de réunion Assurer le suivi des échéances (projets, dossiers, bil ... tableaux de bord) Contribuer à l’organisation logistique des événements et temps collectifs (réunions d’équipe, comités techniques, rencontres familles-) Gérer le suivi des recrutements Piloter la mise en œuvre et le suivi de la Convention Territoriale Globale (CTG) Organiser et structurer les process de la direction Créer et tenir à jour des outils de pilotage (tableaux de suivi, check-lists, échéanciers) Formaliser les circuits de validation, de transmission des informations et de suivi des dossiers Identifier les points de blocage et proposer des améliorations pour optimiser l’organisation interne Harmoniser les pratiques administratives entre les différentes structures d’accueil Veiller à la cohérence et à la bonne application des process par l’ensemble des collaborateurs Assurer un relais de coordination au sein du Centre Municipal de Soins Participer aux réunions stratégiques du CMS afin d’assurer le suivi des dossiers en lien avec la direction et d’en réaliser les comptes rendus. Apporter un appui opérationnel à l’assistante administrative et financière du CMS selon les besoins identifiés. Suivre les dossiers prioritaires tels que le CLSM (Conseil Local de Santé Mentale) et le CLS (Contrat Local de Santé) et en assurer la continuité administrative. Réaliser des permanences au CMS selon les besoins exprimés par la cheffe de service afin de renforcer la coordination et la fluidité des échanges. Planifier et coordonner les réunions Recueillir les disponibilités des participants et établir le calendrier des réunions selon les priorités de la direction Préparer et diffuser les convocations, ordres du jour et documents nécessaires en amont Assurer la logistique : réservation de salles, organisation du matériel, accueil des intervenants Tenir à jour un planning partagé et veiller au respect des échéances Centraliser les éléments issus des réunions (comptes rendus, décisions, actions à suivre) et en assurer la diffusion auprès des équipes concernées Veiller à la bonne circulation de l’information avant et après chaque réunion pour garantir une coordination efficace Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers Accueillir les familles, partenaires et visiteurs avec professionnalisme et bienveillance Centraliser les demandes des usagers et orienter vers les bons interlocuteurs Garantir la qualité de l’accueil et de l’information auprès des familles et partenaires Gérer les appels entrants, filtrer et orienter selon les priorités Fournir une information fiable, actualisée et accessible sur les démarches et services proposés